7 kroków do udanej aukcji elektronicznej. Jak się do niej przygotować? [INFOGRAFIKA]

Dostawcy w aukcji elektronicznej – jaka jest ich perspektywa?
20 stycznia 2020
7 kroków do udanej aukcji elektronicznej. Jak się do niej przygotować? Pobierz infografikę!
28 stycznia 2020

Źródło: Freepik

Proces przygotowania się do przeprowadzenia aukcji elektronicznej w dużej mierze decyduje o jej powodzeniu lub porażce. W dzisiejszym artykule przedstawiam 7 kroków do tego, aby każda Twoja aukcja elektroniczna była sukcesem! 

Przeanalizuj zakupy

Pierwszy i niezbędny krok przed rozpoczęciem aukcji zakupowej, to przede wszystkim dobre przygotowanie. Zacznij od zebrania danych, które pozwolą Ci na dokonanie analizy wolumenu zakupowego w firmie. Mogą to być:

– obroty z dostawcami za ostatnie 12 miesięcy (np. z Księgi Rozrachunków lub bezpośrednio od Dostawcy – większość posiada informacje o kwotach i ilości zamówień)

– budżet lub plan wydatków w podziale na grupy rodzajowe i dostawców

Jeśli masz już zasób danych, to przeanalizuj zebrane dokumenty i dokonaj podziału zakupów. Twoim celem jest standaryzacja produktów, ponieważ pozwoli ona na wyłonienie odpowiedniej kategorii do aukcji elektronicznej. O tym, w jaki sposób dokonać podziału i jakie produkty wybrać opisałem szczegółowo w jednym z poprzednich artykułów (PRZECZYTAJ ARTYKUŁ).

Skup się na: wiodących produktach standardowych (produkty dźwignie), które charakteryzuje niskie ryzyko dostaw i wysoki poziom przeznaczanych na nie obrotów. To idealna okazja do negocjacji, bo rynek jest konkurencyjny a produkty łatwo zastępowane.

Dokonaj priorytetyzacji kategorii produktów, na przykład: według realnych możliwości zmiany dostawcy czy czasochłonności dokonanych negocjacji. Pamiętaj także, że dobrą praktyką jest wybór 20% pozycji do negocjacji, które generują 80% kosztów. (Zasada Pareta).

Określ specyfikacje

Po przygotowanej analizie zakupów i wyborze produktów, które będą przedmiotem aukcji, poświęć czas na dokładne opisanie ich specyfikacji. Jest to kluczowy element, który ma znaczny wpływ na sukces aukcji. Zwróć uwagę na to, aby specyfikacja była:

kompletna – określ nazwę, ilość, cenę jednostkową, wartość, rodzaj pakowania, sposób i czas dostawy, płatność, system zakupowy wspomagający zamówienie itd.

zrozumiała dla Dostawców z danej branży – skupiaj się na konkretach i fachowym języku, który jest zgodny z przyjętymi standardami

uniwersalna – nie ogranicza możliwości negocjacyjnych na rynku i nie faworyzuje żadnego z Dostawców

zaakceptowana wewnętrznie – zgodna z wymaganiami osób decyzyjnych w procesie i przez nie zweryfikowana

Przygotowana baza jest podstawą do uzyskania porównywalnych, wstępnych ofert dostawców.

Wybierz Dostawców

Jeśli wiesz już jakie produkty chcesz negocjować i określiłeś ich niezbędne wymagania, to najwyższy czas, aby stworzyć listę potencjalnych Dostawców, których zaprosisz do wzięcia udziału w aukcji. Zwróć uwagę na to, aby przy określeniu ilości firm wybrać optimum między pracochłonnością (obsługa systemu, komunikacja z Dostawcami) a zwiększeniem siły negocjacyjnej.

Najlepszą praktyką jest wybór minimum 5 firm, które zostaną zaprosze do udziału w aukcji elektronicznej. Optymalna liczba to 6 Dostawców.

W jaki sposób wybrać Dostawców? Po pierwsze przeanalizuj wstępnie zebrane oferty z wysłanego wcześniej zapytania. Zweryfikuje je i sprawdź, czy dana firma jest w stanie dostarczyć Ci cały koszyk produktów będący przedmiotem aukcji. Po drugie, zaproś najlepszych dostawców z poprzednich aukcji (jeśli takowa się odbyła), a najmniej aktywnych zastąp nowymi firmami.

Nie bój się zapraszać do aukcji Nowych Dostawców – często chętniej biorą w niej udział. O tym w jaki sposób Dostawcy postrzegają aukcje elektroniczne, przeczytasz TUTAJ.

Przygotuj dokumentację aukcyjną

Jeszcze przed rozpoczęciem aukcji należy przewidzieć i zabezpieczyć się przed ryzykiem, np. potencjalnego błędu Dostawcy czy jego wycofania się ze złożonej oferty. W związku z tym zadbaj o to, aby każdy uczestnik zapoznał się z przygotowaną dokumentacją aukcyjną. Najlepiej jeśli w jej skład wchodzi:

Zapytanie ofertowe (RFP) – z określonymi informacjami o firmie, przedmiocie zapytania, informacjami o wykorzystywanej platformie aukcyjnej, specyfikacjami, planowanymi parametrami aukcji, harmonogramem procesu ofertowego, z wyróżnieniem na aukcję testową i właściwą, danymi kontaktowymi do osoby prowadzącej proces oraz szablonem oferty cenowej

Regulamin aukcji – zawrzyj w nim podpunkty dotyczące przebiegu i zakończenia licytacji, np. prawo do odrzucenia przez Kupującego jednej lub wszystkich ofert (możliwość zwycięstwa oferty, która nie jest najtańsza), prawo do tego, że zwycięstwo w aukcji nie gwarantuje podpisania umowy, czy zapis nakładający konieczność zachowania poufności. Warto taki dokument skonsultować także pod względem zgodności z prawem.

Instrukcje użytkowania systemu aukcyjnego – niezbędne informacje o systemie – w jaki sposób się zalogować, złożyć ofertę, gdzie znaleźć informacje o przeprowadzającym aukcję, jak uzyskać pomoc, co robić w przypadku błędu systemu itd.

Ważne jest, aby Kupiec przed aukcją właściwą uzyskał potwierdzenie zasad i zapoznania się z dokumentacją przez wszystkich uczestników. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i prób niewywiązania się ze złożonych ofert.

Aukcja testowa

Często rekomenduję firmom przeprowadzenie aukcji testowej, która poprzedza aukcję właściwą. Jest to świetna okazja na zapoznanie Dostawców z systemem aukcyjnym. Mogą przeklikać narzędzie i sprawdzić parametry aukcji. Aukcja testowa ma takie same parametry, jak aukcja właściwa. Zatem każdy Dostawca ma możliwość sprawdzenia loginów, łącza, konfiguracji i zgłoszenia ewentualnych błędów. Natomiast Kupiec może zweryfikować, czy wszystkie ustawienia spełniają swoje funkcje, zgodnie z założeniami.

Aukcja właściwa

Można określić ją jako pierwowzór i kopię aukcji testowej. Zaplanuj ją w odpowiednim i pasującym wszystkim Dostawcom czasie. Najlepszą praktyką jest: złożenie pierwszych ofert „w imieniu” Dostawców jeszcze przed rozpoczęciem aukcji na kwoty, które zaoferowali na wcześniejszym etapie. Można także skontaktować się na początku aukcji z dostawcami i zachęcić ich do negocjacji.

Pamiętaj, że efekt aukcji zależy w dużej mierze od dobrego przygotowania się do niej, czyli od wykonania wszystkich poprzedzających ją kroków. Ważne są także relacje z Dostawcami.

Wybierz zwycięzcę i podsumuj wyniki

Większość systemów zakupowych, które umożliwiają przeprowadzenie aukcji elektronicznej, automatycznie wygeneruje raport z jej przebiegu. Ma to duże znaczenie dla decydentów, ponieważ pozwoli zakończyć proces negocjacyjny i wybrać najkorzystniejszą ofertę. Najczęstszą dobrą praktyką jest ocena ofert pod względem: ceny oraz wartości rabatu od ceny standardowej. Na tej podstawie można przypisać punkty Dostawcom jeszcze przed rozpoczęciem aukcji.

Skontaktuj się z Dostawcą, który według Ciebie wygrał negocjacje według ustalonych kryteriów. Powiadom także pozostałych Dostawców o przegranej i podziękuj za ich udział w aukcji. Hipotetycznie jeśli pojawią się problemy związane z podpisaniem umowy lub ewentualne spory i niejasności, posiłkuj się regulaminem aukcji oraz możliwością wybrania innego Dostawcy.

W NextBuy wspieramy firmy w całym procesie: od przygotowania do przeprowadzenia aukcji elektronicznej i analizy jej wyników. Pomagamy w określeniu największego potencjału kategorii zakupowej do negocjacji, ustawieniu najlepszych parametrów aukcyjnych w systemie oraz rekomendacji zwycięzcy. NAPISZ DO NAS, a chętnie zaprezentujemy Ci możliwości e-aukcji w systemie.

Zostaw swój e-mail i zobacz infografikę

Autor

Damian Czernik
Damian Czernik    
Posiada ponad 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów zakupowych zarówno w sektorze firm prywatnych i państwowych. Uczestniczył w ponad 20-tu projektach wdrożeniowych realizowanych dla średnich i dużych firm z branży kolejowej, energetycznej, FMCG. Oprócz tego posiada ekspercką wiedzę z zakresu organizacji negocjacji z wykorzystaniem e-aukcji. Od 2016 roku odpowiedzialny za prace wdrożeniowe systemu zakupowego NextBuy.
ZOBACZ DEMO