Jak sobie radzić z konfliktami w zakupach? 8 dobrych praktyk!

Wskaźnik rotacji zapasów i rotacji zobowiązań – jak obliczyć? [POBIERZ SZABLON EXCEL]
9 marca 2020
E-katalogi – dlaczego powinieneś mieć je w swojej firmie?
23 marca 2020

Dlaczego powstają konflikty?

Konflikty między ludźmi są zjawiskiem jak najbardziej naturalnym. Każdy stara się w swoim życiu dążyć do realizacji postawionych celów. Brak wspólnego celu, interesów oraz wizji prowadzić może nierzadko do konfliktu czy wzajemnego nieporozumienia. Z punktu widzenia wielu z nas sytuacje takie nie powinny mieć miejsca, jednak stają się one bardzo częstym zjawiskiem występującym nie tylko w realiach życia prywatnego, ale również zawodowego. Każda organizacja, niezależnie od profilu swojej działalności musi kupować towary czy usługi dla zaspokojenia potrzeb swoich, swoich klientów czy reszty Interesariuszy. Ze względu na dynamikę pracy jaka występuje w działach zakupów podczas całego procesu potencjał powstania konfliktu pomiędzy kupującym a dostawcą czy kupującym a klientem wewnętrznym jest niezwykle wysoki.

Czy istnieje sposób by uniknąć konfliktu? Zapewne w wielu sytuacjach można było by go uniknąć, jednak podczas całego procesu zakupowego wydarzenia są tak dynamiczne, iż jego powstanie staje się nieuniknione, bez względu na to jak zaprojektowano organizacje i jak się ją prowadzi. Ważne jest to, w jaki sposób problemy rozwiązywać, jak starać się je przewidywać i zapobiegać ich skutkom.

Czy każdy konflikt będzie miał charaktery dysfukncjonalny?  Otóż okazuje się, że nie. Część konfliktów może mieć charakter funkcjonalny i w konsekwencji może przyczynić się do zwiększenia efektywności poprzez poszukiwanie nowych rozwiązań czy wzroście aktywności i motywacji do działania osób będących w konflikcie.

Podstawy każdej rozmowy

Sytuacją idealną byłoby, gdyby współpracujące ze sobą strony mogły odkryć potencjalne konflikty przed ich wystąpieniem a wspólna praca nad ich odkrywaniem i zapobieganiem stałaby się cennym źródłem dla obu stron.  Relacje jakie tworzy się z dostawcą lub klientem wewnętrznym podczas całego procesu są niezwykle ważne a ich ciągłe rozwijanie na dłużą metę przysłuży się całej organizacji.

Podstawą relacji, które mogę przyczynić się do uniknięcia konfliktu są:

SZACUNEK – bez niego współpraca będzie skazana na niepowodzenia

ZAUFANIE – to podstawa relacji. Budowanie zaufania powinno trwać cały czas.

WZAJEMNE KORZYŚCI – bez nich partnerstwo stanie na niepewnym gruncie i spowoduje brak motywacji pomiędzy stronami do pozostania blisko siebie.

UCZCIWOŚĆ – wszystkie krótkoterminowe profity, które realizowane są przez kłamanie czy oszukiwanie niszczą dotychczasowe prawidłowe relacje.

Zatem w jaki sposób można przyczynić się do uniknięcia konfliktu i rozwiązania go w momencie powstania?  Niestety nie ma jednej złotej zasady mówiącej jak to osiągnąć. Można jedynie spróbować i zastanowić się nad wdrożeniem pewnych wskazówek, które przysłużyłyby się do rozwiązania problemu.

Co robić w sytuacji konfliktowej?

Oto 8 dobrych praktyk, którymi powinieneś się kierować w sytuacjach konfliktowych:

1. Zawsze staraj się unikać konfliktu

a gdy wystąpi rozpoznaj go!

2. Utrzymuj pozytywne relacje

dobre relacje ze stroną konfliktu pozwolą na pewne jego wstrzymanie, jednak tylko wtedy, kiedy obie strony będą chciały go rozwiązać

3. Bądź proaktywny

i szukaj rozwiązania konfliktu

4. Zbierz informacje

zacznij od zrozumienia konfliktu, zidentyfikuj problem.

5. Zakomunikuj problem

staraj się poinformować strony, iż problem istnieje. Pozwoli to rozpocząć pracę nad rozwiązaniem akceptowalnym przez dostawcę czy klienta wewnętrznego.

6. Zrób burzę mózgów

i przygotuj potencjalne możliwości rozwiązania konfliktu.

7. Negocjuj rozwiązanie

tak, aby spełnić potrzeby obu stron.

8. Zapobiegaj przyszłym konfliktom

staraj się wyciągać wnioski na przyszłość.

Właściwa identyfikacja, ocena i zarządzenie konfliktem występującym pomiędzy stronami może skutecznie obniżyć koszty konfliktu oraz poprawić skuteczność sojuszu pomiędzy stronami. Koszty, jakie organizacja może ponieść w przypadku konfliktu obejmuje m.in. utratę produktywności, napięte relacje, słabe wykorzystanie zasobów czy utracony potencjał wspólnie podjętych działań na rzecz przedsiębiorstwa. W dojrzałej organizacji partnerzy współpracują ze sobą i dążą do unikania konfliktów, dlatego też angażują się w strategię, w której wszyscy wygrywają. Działania takie mają pozytywny i bezpośredni wpływ na uczestników procesu zakupowego, poprawę zaufania i współpracy co finalnie przełożyć się może na zwiększenie korzyści dla całej organizacji.

Artykuł został opublikowany w e-booku: Poradniku Eksperta Zakupowego. W Poradniku znajdziesz m.in.: jakie są najnowsze trendy w branży zakupowej? od czego zacząć digitalizację procesów zakupowych? co przyniesie digitalizacja 2.0? czy warto wdrażać e-katalogi? Do pobrania bezpłatnie:

POBIERZ E-BOOKA

Autor

Weronika Cieślicka
Weronika Cieślicka    
Odpowiada za strategię i rozwój marketingu w NextBuy. Interesuje się online marketingiem i nowymi technologiami. Lubi zdobywać wiedzę, podejmować nowe wyzwania i poszerzać swoje horyzonty. Studiuje zarządzanie na Uniwersytecie Warszawskim, a w wolnych chwilach zgłębia tajniki kuchni wegańskiej.
ZOBACZ DEMO