Jak sobie radzić z konfliktami w zakupach? 8 dobrych praktyk!

Dlaczego powstają konflikty?

Konflikty między ludźmi są zjawiskiem jak najbardziej naturalnym. Każdy stara się w swoim życiu dążyć do realizacji postawionych celów. Brak wspólnego celu, interesów oraz wizji prowadzić może nierzadko do konfliktu czy wzajemnego nieporozumienia. Z punktu widzenia wielu z nas sytuacje takie nie powinny mieć miejsca, jednak stają się one bardzo częstym zjawiskiem występującym nie tylko w realiach życia prywatnego, ale również zawodowego. Każda organizacja, niezależnie od profilu swojej działalności musi kupować towary czy usługi dla zaspokojenia potrzeb swoich, swoich klientów czy reszty Interesariuszy. Ze względu na dynamikę pracy jaka występuje w działach zakupów podczas całego procesu potencjał powstania konfliktu pomiędzy kupującym a dostawcą czy kupującym a klientem wewnętrznym jest niezwykle wysoki.

Czy istnieje sposób by uniknąć konfliktu? Zapewne w wielu sytuacjach można było by go uniknąć, jednak podczas całego procesu zakupowego wydarzenia są tak dynamiczne, iż jego powstanie staje się nieuniknione, bez względu na to jak zaprojektowano organizacje i jak się ją prowadzi. Ważne jest to, w jaki sposób problemy rozwiązywać, jak starać się je przewidywać i zapobiegać ich skutkom.

Czy każdy konflikt będzie miał charaktery dysfukncjonalny?  Otóż okazuje się, że nie. Część konfliktów może mieć charakter funkcjonalny i w konsekwencji może przyczynić się do zwiększenia efektywności poprzez poszukiwanie nowych rozwiązań czy wzroście aktywności i motywacji do działania osób będących w konflikcie.

Podstawy każdej rozmowy

Sytuacją idealną byłoby, gdyby współpracujące ze sobą strony mogły odkryć potencjalne konflikty przed ich wystąpieniem a wspólna praca nad ich odkrywaniem i zapobieganiem stałaby się cennym źródłem dla obu stron.  Relacje jakie tworzy się z dostawcą lub klientem wewnętrznym podczas całego procesu są niezwykle ważne a ich ciągłe rozwijanie na dłużą metę przysłuży się całej organizacji.

Podstawą relacji, które mogę przyczynić się do uniknięcia konfliktu są:

Zatem w jaki sposób można przyczynić się do uniknięcia konfliktu i rozwiązania go w momencie powstania?  Niestety nie ma jednej złotej zasady mówiącej jak to osiągnąć. Można jedynie spróbować i zastanowić się nad wdrożeniem pewnych wskazówek, które przysłużyłyby się do rozwiązania problemu.

Co robić w sytuacji konfliktowej?

Oto 8 dobrych praktyk, którymi powinieneś się kierować w sytuacjach konfliktowych:

Właściwa identyfikacja, ocena i zarządzenie konfliktem występującym pomiędzy stronami może skutecznie obniżyć koszty konfliktu oraz poprawić skuteczność sojuszu pomiędzy stronami. Koszty, jakie organizacja może ponieść w przypadku konfliktu obejmuje m.in. utratę produktywności, napięte relacje, słabe wykorzystanie zasobów czy utracony potencjał wspólnie podjętych działań na rzecz przedsiębiorstwa. W dojrzałej organizacji partnerzy współpracują ze sobą i dążą do unikania konfliktów, dlatego też angażują się w strategię, w której wszyscy wygrywają. Działania takie mają pozytywny i bezpośredni wpływ na uczestników procesu zakupowego, poprawę zaufania i współpracy co finalnie przełożyć się może na zwiększenie korzyści dla całej organizacji.

Artykuł został opublikowany w e-booku: Poradniku Eksperta Zakupowego. W Poradniku znajdziesz m.in.: jakie są najnowsze trendy w branży zakupowej? od czego zacząć digitalizację procesów zakupowych? co przyniesie digitalizacja 2.0? czy warto wdrażać e-katalogi? Do pobrania bezpłatnie:

POBIERZ E-BOOKA