Jak wynegocjować najlepsze stawki na zakup usług telekomunikacyjnych?

Co to są usługi telekomunikacyjne?

Do  kategorii usług telekomunikacyjnych należą usługi telefonii mobilnej, które są świadczone przez operatorów komórkowych. W tym krajowe i zagraniczne rozmowy głosowe, transmisja danych oraz wiadomości SMS/MMS. Zakres kupowanych usług w większości organizacji jest podobny i zawiera wszystkie te usługi w ramach jednego SIM lub osobną transmisję danych.

Standardowo usługi telefonii mobilnej są wykorzystywane na smartfonach, które pozwalają na transmisję danych, ułatwiają komunikację i pracę, a także umożliwiają instalowanie różnorodnych aplikacji. Na rynku dostępny jest pełny przekrój zróżnicowanego sprzętu telefonii mobilnej. Każde przedsiębiorstwo w zależności od potrzeb i preferencji dobiera odpowiedni sprzęt.

Specyfika rynku telekomunikacyjnego w Polsce

Rynek telefonii mobilnej w Polsce koncentruje się wokół 4 głównych operatorów. Do głównych dostawców można zaliczyć: Polkomtel, Orange, P4 i T-Mobile. Liderzy zmieniają się w zależności od zestawienia. Największą liczbą użytkowników posiada P4, natomiast na pierwszym miejscu z największym przychodem z telefonii mobilnej plasuje się Polkomtel.

Poniższy wykres przedstawia rynkowy udział operatorów pod względem przychodów*:

*Łącznie klient indywidualny i biznesowy, wyniki 3Q 2017.

Warto zauważyć, że przychody generowane przez 4 głównych operatorów są na zbliżonym poziomie i stanowią 97,7% całego rynku. Rynek telefonii komórkowej w Polsce charakteryzuje się dużą konkurencją pomiędzy dostawcami. Spowodowane jest to między innymi dużym nasyceniem produktu i stabilną wartością rynku.

Duża konkurencja dostawców powoduje to, że nieustannie rozwijają oni swoje oferty. Obserwując rynek można zauważyć rozwój pakietów oferowanych przez operatorów. Obecnie standardem w ofercie są nielimitowane rozmowy i wiadomości SMS/MMS do wszystkich operatorów krajowych, a także limitowana transmisja danych.

Operatorzy telefonii mobilnej posiadają własną infrastrukturę i ją rozwijają. Telefonia mobilna ma dostęp do rozwiniętej sieci. Operatorzy pomimo wysokiego pokrycia zasięgiem w dalszym ciągu rozwijają swoją infrastrukturę. Rozwój sieci 4G/LTE, a także postęp technologiczny powodują wzrost wykorzystania Internetu mobilnego jako alternatywy do stacjonarnego.

Jak negocjować zakup usług telekomunikacyjnych?

Przeanalizuj zakupy

Zacznij od analizy danych historycznych. Sprawdź wykorzystanie pakietów u obecnego dostawcy. Sprawdź, czy obecna oferta była odpowiednio wykorzystana. Przeanalizuj jaka była:

• ilość wykorzystanych MB/GB w miesięcznej transmisji danych
• ilość rozmów i SMS/MMS
• ilość innych usług świadczonych w ramach roamingu (w jakich lokalizacjach)

Dzięki temu łatwiej Ci będzie przygotować i określić dokładne wymagania dotyczące usługi.

Określ specyfikacje

Po analizie danych zdefiniuj potrzebę zakupową. Spisz specyfikacje usług. Określ wymaganą:

• liczbę kart SIM
• rodzaj kart SIM
• czas trwania kontraktu (zazwyczaj są to 2 lata)

Poproś o wycenę

Zwróć się do operatorów. Wyślij zapytanie z prośbą o wycenę poszczególnych części składowych pakietów:

• opłaty za połączenia międzynarodowe w poszczególnych kierunkach
• usługi dodatkowe – najczęściej składają się one na marżę operatora

Oceń oferty

Po otrzymaniu oferty ponownie dokonaj analizy. Zrób selekcję dostawców, z którymi chcesz kontynuować rozmowy. Im większa liczba dostawców, których zaprosisz do udziału w aukcji elektronicznej, tym lepiej. Oczywiście, zadbaj o to, aby każdy dostawca spełniał postawione przez firmę wymogi zakupu.

Zaproś dostawców

Wyślij dostawcom zaproszenie do udziału w aukcji. Pamiętaj o kluczowych operatorach. Kilku dostawców zaproszonych do aukcji to możliwość osiągnięcia wzmożonej konkurencji między ich ofertami.

Negocjuj z e-aukcją

W celu osiągnięcia najlepszych stawek wykorzystaj elektroniczne narzędzia zakupowe. Negocjuj z e-aukcją. Zapoznaj dostawców z regulaminem aukcji i systemem (jak przygotować się do aukcji przeczytasz TUTAJ)

Jak wygląda aukcja na żywo w systemie zakupowym?

Sprawdź, jak przebiegła aukcja na żywo i jakie wyniki udało się osiągnąć. Obejrzyj poniższe nagranie i dowiedz się:

• jaki był scenariusz aukcji
• jakie ceny złożyli dostawcy w zapytaniu ofertowym
• jakie były parametry aukcji
• jaki rezultat udało się osiągnąć

Optymalizacja kosztów usług telekomunikacyjnych

Negocjacje

Co zrobić, aby osiągnąć najlepsze rezultaty? Po pierwsze: negocjacje. W tym obszarze drzemie największy potencjał oszczędnościowy. Co należy zrobić? Właściwie wyselekcjonuj dostawców. Dokonaj dokładnej analizy pierwszych ofert uzyskanych po zapytaniu ofertowym. Określ, czy wszyscy dostawcy spełniają Twoje oczekiwania i czy są w stanie dostarczyć Ci wymagany koszyk produktów. Odrzuć tych, którzy nie spełniają warunków. Poinformuj dostawców, z którymi będą kontynuowane rozmowy handlowe o finalnym sposobie negocjacji cen.

Do negocjacji wykorzystaj elektroniczne narzędzia zakupowe. W końcowej fazie procesu aukcja elektroniczna to jedno z najlepszych rozwiązań w przypadku negocjacji cen na telefonii mobilnej (o korzyściach e-aukcji przeczytasz TUTAJ).

Zarządzanie popytem

Kolejnym obszarem, w którym zastosowanie najlepszych praktyk może przynieść oczekiwane rezultaty jest zarządzanie popytem. Zweryfikuj realne historyczne wykorzystanie telefonii w przedsiębiorstwie. Sprawdź, ile realnie potrzebnych jest kart SIM. Oszacuj zapotrzebowanie oraz liczbę użytkowników, która będzie korzystała z usług telekomunikacyjnych w trakcie trwania umowy z dostawcą, a także oszacuj liczbę rocznie zużywanych telefonów komórkowych w Twojej organizacji.

Optymalizacja umów

Nie zapomnij o optymalizacji umów. Zdefiniuj swoje KPI (o KPI w zakupach pisaliśmy TUTAJ). Mogą one dotyczyć czasu reakcji w przypadku serwisu telefonów czy błędów dotyczących nieprawidłowego fakturowania. Określ takie cele, które są niezbędne dla Twojego Działu i zapisz je w kontrakcie.

Przy podpisywaniu umów nie powinieneś zapomnieć o zastrzeżeniu możliwości aktywacji dodatkowych SIM na wygenerowanych warunkach. Kontrakty są podpisywane zazwyczaj na 2 lata. Dobrze jest więc zabezpieczyć się przed dodatkowymi opłatami w razie zakończenia umowy. Zawrzyj także warunki zakończenia świadczenia usługi wraz z rozwiązaniem umowy.

Umowa z operatorem powinna także zawierać szczegółowy cennik za wykorzystywane usługi. Szczególnie za wykorzystywane usługi w przypadku pakietów dodatkowych, połączeń i wiadomości międzynarodowych oraz transmisji danych. W ramach dodatkowych kosztów np. roamingu mogą być one o wiele większe niż wynegocjowana cena na 1 kartę SIM.

Zawrzyj w umowie przygotowany harmonogram wdrożenia oraz warunki przeniesienia aktualnych numerów w przypadku wyboru nowego dostawcy po stronie operatora.

Organizacja i procesy

Umów się z dostawcą na przesyłanie raportów wykorzystania usług. Dokładnie określ, jakie parametry powinny być raportowane. Ustal dokładne standardy. Tak, aby w trakcie trwania umowy można było na bieżąco analizować dane zużycia usługi. Pomoże Ci to w przygotowaniu się do renegocjacji czy przygotowania kolejnego postępowania.

Zadbaj o to, aby po stronie operatora mieć dedykowanego opiekuna kontraktu. Pomoże Ci to w sprawnym załatwianiu problemów, takich jak: aktywacja/blokada SIM, zgłaszanie awarii, naprawy gwarancyjne czy inne.

Artykuł powstał przy współpracy z MY PROCON, gdzie znajduje się dalsza część artykułu. 

Dane zostały opublikowany w Raporcie: Rynek Telefonii Mobilnej – Raport Cenowy OptiBuy 2018. Raport do pobrania na stronie: www.myprocon.pl

POBIERZ RAPORT

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź, jakie funkcjonalności oferuje NextBuy!

ZOBACZ DEMO