Jak wynegocjować najlepsze stawki na zakup usług telekomunikacyjnych?

Procurement vs Purchasing – jaka jest pomiędzy nimi różnica?
30 marca 2020
Jak osiągnąć krótkoterminowe oszczędności podczas kryzysu?
18 maja 2020

Co to są usługi telekomunikacyjne?

Do  kategorii usług telekomunikacyjnych należą usługi telefonii mobilnej, które są świadczone przez operatorów komórkowych. W tym krajowe i zagraniczne rozmowy głosowe, transmisja danych oraz wiadomości SMS/MMS. Zakres kupowanych usług w większości organizacji jest podobny i zawiera wszystkie te usługi w ramach jednego SIM lub osobną transmisję danych.

Standardowo usługi telefonii mobilnej są wykorzystywane na smartfonach, które pozwalają na transmisję danych, ułatwiają komunikację i pracę, a także umożliwiają instalowanie różnorodnych aplikacji. Na rynku dostępny jest pełny przekrój zróżnicowanego sprzętu telefonii mobilnej. Każde przedsiębiorstwo w zależności od potrzeb i preferencji dobiera odpowiedni sprzęt.

Specyfika rynku telekomunikacyjnego w Polsce

Rynek telefonii mobilnej w Polsce koncentruje się wokół 4 głównych operatorów. Do głównych dostawców można zaliczyć: Polkomtel, Orange, P4 i T-Mobile. Liderzy zmieniają się w zależności od zestawienia. Największą liczbą użytkowników posiada P4, natomiast na pierwszym miejscu z największym przychodem z telefonii mobilnej plasuje się Polkomtel.

Poniższy wykres przedstawia rynkowy udział operatorów pod względem przychodów*:

*Łącznie klient indywidualny i biznesowy, wyniki 3Q 2017.

Warto zauważyć, że przychody generowane przez 4 głównych operatorów są na zbliżonym poziomie i stanowią 97,7% całego rynku. Rynek telefonii komórkowej w Polsce charakteryzuje się dużą konkurencją pomiędzy dostawcami. Spowodowane jest to między innymi dużym nasyceniem produktu i stabilną wartością rynku.

Duża konkurencja dostawców powoduje to, że nieustannie rozwijają oni swoje oferty. Obserwując rynek można zauważyć rozwój pakietów oferowanych przez operatorów. Obecnie standardem w ofercie są nielimitowane rozmowy i wiadomości SMS/MMS do wszystkich operatorów krajowych, a także limitowana transmisja danych.

Operatorzy telefonii mobilnej posiadają własną infrastrukturę i ją rozwijają. Telefonia mobilna ma dostęp do rozwiniętej sieci. Operatorzy pomimo wysokiego pokrycia zasięgiem w dalszym ciągu rozwijają swoją infrastrukturę. Rozwój sieci 4G/LTE, a także postęp technologiczny powodują wzrost wykorzystania Internetu mobilnego jako alternatywy do stacjonarnego.

Jak negocjować zakup usług telekomunikacyjnych?

Przeanalizuj zakupy

Zacznij od analizy danych historycznych. Sprawdź wykorzystanie pakietów u obecnego dostawcy. Sprawdź, czy obecna oferta była odpowiednio wykorzystana. Przeanalizuj jaka była:

  • ilość wykorzystanych MB/GB w miesięcznej transmisji danych
  • ilość rozmów i SMS/MMS
  • ilość innych usług świadczonych w ramach roamingu (w jakich lokalizacjach)

Dzięki temu łatwiej Ci będzie przygotować i określić dokładne wymagania dotyczące usługi.

Określ specyfikacje

Po analizie danych zdefiniuj potrzebę zakupową. Spisz specyfikacje usług. Określ wymaganą:

  • liczbę kart SIM
  • rodzaj kart SIM
  • czas trwania kontraktu (zazwyczaj są to 2 lata)

Poproś o wycenę

Zwróć się do operatorów. Wyślij zapytanie z prośbą o wycenę poszczególnych części składowych pakietów:

  • opłaty za połączenia międzynarodowe w poszczególnych kierunkach
  • usługi dodatkowe – najczęściej składają się one na marżę operatora

Oceń oferty

Po otrzymaniu oferty ponownie dokonaj analizy. Zrób selekcję dostawców, z którymi chcesz kontynuować rozmowy. Im większa liczba dostawców, których zaprosisz do udziału w aukcji elektronicznej, tym lepiej. Oczywiście, zadbaj o to, aby każdy dostawca spełniał postawione przez firmę wymogi zakupu.

Zaproś dostawców

Wyślij dostawcom zaproszenie do udziału w aukcji. Pamiętaj o kluczowych operatorach. Kilku dostawców zaproszonych do aukcji to możliwość osiągnięcia wzmożonej konkurencji między ich ofertami.

Negocjuj z e-aukcją

W celu osiągnięcia najlepszych stawek wykorzystaj elektroniczne narzędzia zakupowe. Negocjuj z e-aukcją. Zapoznaj dostawców z regulaminem aukcji i systemem (jak przygotować się do aukcji przeczytasz TUTAJ)

Jak wygląda aukcja na żywo w systemie zakupowym?

Sprawdź, jak przebiegła aukcja na żywo i jakie wyniki udało się osiągnąć. Obejrzyj poniższe nagranie i dowiedz się:

  • jaki był scenariusz aukcji
  • jakie ceny złożyli dostawcy w zapytaniu ofertowym
  • jakie były parametry aukcji
  • jaki rezultat udało się osiągnąć

Aukcja na żywo w systemie!

Optymalizacja kosztów usług telekomunikacyjnych

Negocjacje

Co zrobić, aby osiągnąć najlepsze rezultaty? Po pierwsze: negocjacje. W tym obszarze drzemie największy potencjał oszczędnościowy. Co należy zrobić? Właściwie wyselekcjonuj dostawców. Dokonaj dokładnej analizy pierwszych ofert uzyskanych po zapytaniu ofertowym. Określ, czy wszyscy dostawcy spełniają Twoje oczekiwania i czy są w stanie dostarczyć Ci wymagany koszyk produktów. Odrzuć tych, którzy nie spełniają warunków. Poinformuj dostawców, z którymi będą kontynuowane rozmowy handlowe o finalnym sposobie negocjacji cen.

Do negocjacji wykorzystaj elektroniczne narzędzia zakupowe. W końcowej fazie procesu aukcja elektroniczna to jedno z najlepszych rozwiązań w przypadku negocjacji cen na telefonii mobilnej (o korzyściach e-aukcji przeczytasz TUTAJ).

Zarządzanie popytem

Kolejnym obszarem, w którym zastosowanie najlepszych praktyk może przynieść oczekiwane rezultaty jest zarządzanie popytem. Zweryfikuj realne historyczne wykorzystanie telefonii w przedsiębiorstwie. Sprawdź, ile realnie potrzebnych jest kart SIM. Oszacuj zapotrzebowanie oraz liczbę użytkowników, która będzie korzystała z usług telekomunikacyjnych w trakcie trwania umowy z dostawcą, a także oszacuj liczbę rocznie zużywanych telefonów komórkowych w Twojej organizacji.

Optymalizacja umów

Nie zapomnij o optymalizacji umów. Zdefiniuj swoje KPI (o KPI w zakupach pisaliśmy TUTAJ). Mogą one dotyczyć czasu reakcji w przypadku serwisu telefonów czy błędów dotyczących nieprawidłowego fakturowania. Określ takie cele, które są niezbędne dla Twojego Działu i zapisz je w kontrakcie.

Przy podpisywaniu umów nie powinieneś zapomnieć o zastrzeżeniu możliwości aktywacji dodatkowych SIM na wygenerowanych warunkach. Kontrakty są podpisywane zazwyczaj na 2 lata. Dobrze jest więc zabezpieczyć się przed dodatkowymi opłatami w razie zakończenia umowy. Zawrzyj także warunki zakończenia świadczenia usługi wraz z rozwiązaniem umowy.

Umowa z operatorem powinna także zawierać szczegółowy cennik za wykorzystywane usługi. Szczególnie za wykorzystywane usługi w przypadku pakietów dodatkowych, połączeń i wiadomości międzynarodowych oraz transmisji danych. W ramach dodatkowych kosztów np. roamingu mogą być one o wiele większe niż wynegocjowana cena na 1 kartę SIM.

Zawrzyj w umowie przygotowany harmonogram wdrożenia oraz warunki przeniesienia aktualnych numerów w przypadku wyboru nowego dostawcy po stronie operatora.

Organizacja i procesy

Umów się z dostawcą na przesyłanie raportów wykorzystania usług. Dokładnie określ, jakie parametry powinny być raportowane. Ustal dokładne standardy. Tak, aby w trakcie trwania umowy można było na bieżąco analizować dane zużycia usługi. Pomoże Ci to w przygotowaniu się do renegocjacji czy przygotowania kolejnego postępowania.

Zadbaj o to, aby po stronie operatora mieć dedykowanego opiekuna kontraktu. Pomoże Ci to w sprawnym załatwianiu problemów, takich jak: aktywacja/blokada SIM, zgłaszanie awarii, naprawy gwarancyjne czy inne.

Artykuł powstał przy współpracy z MY PROCON, gdzie znajduje się dalsza część artykułu. 

Dane zostały opublikowany w Raporcie: Rynek Telefonii Mobilnej – Raport Cenowy OptiBuy 2018. Raport do pobrania na stronie: www.myprocon.pl

POBIERZ RAPORT

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź, jakie funkcjonalności oferuje NextBuy!

ZOBACZ DEMO

Autor

Damian Czernik
Damian Czernik    
Posiada ponad 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów zakupowych zarówno w sektorze firm prywatnych i państwowych. Uczestniczył w ponad 20-tu projektach wdrożeniowych realizowanych dla średnich i dużych firm z branży kolejowej, energetycznej, FMCG. Oprócz tego posiada ekspercką wiedzę z zakresu organizacji negocjacji z wykorzystaniem e-aukcji. Od 2016 roku odpowiedzialny za prace wdrożeniowe systemu zakupowego NextBuy.
ZOBACZ DEMO