Na przestrzeni wielu lat przywykliśmy do tego, że procesy operacyjne w zakupach z powodzeniem można realizować drogą analogową. Niekiedy nawet można było odnieść wrażenie, że papier jest nieśmiertelny. Tymczasem sytuacja na rynku zmienia się tak dynamicznie, że jeśli nie chcemy pozostać w tyle za konkurencją musimy już dziś otworzyć się na nowe rozwiązania dotyczące automatyzacji procesów zakupowych.
Jeszcze do niedawna digitalizacja, a co za tym idzie automatyzowanie procesów zakupowych postrzegaliśmy jako coś odległego. Dziś to zdecydowanie globalny trend niemal w każdej organizacji. Narzędzia pozwalające automatyzować rozliczanie dokumentów i faktur pomagają działom operacji w generowaniu wartości dodanej dla organizacji.
Spis treści
Najnowsze trendy w branży zakupowej
Ze zgrozą można zauważyć, że istnieją jeszcze organizacje gdzie szelest papierowych dokumentów ma się całkiem dobrze. Na szczęście „firmy – skanseny” są już rzadkością na rynku, ale to i tak nie zmienia obrazu działów zakupów, które wciąż żyją przekonaniem, że „wszystko musi być na mailu”, a dedykowane systemy zakupowe postrzegane są jako niepotrzebny wydatek.
Tymczasem coraz więcej organizacji wdraża w działach zakupów czy operacji nie tylko wysokobudżetowe systemy – kombajny klasy ERP, ale też dedykowane platformy zakupowe. Okazuje się bowiem, że relatywnie tańsze platformy nie muszą ustępować potężnym systemom ERP, a badania pokazują, że dzięki platformom czas przetwarzania faktur skracany jest nawet do 87%, zaś ilość faktur procesowanych bezobsługowo sięga 88%. To jednak nie wszystkie liczby, badania pokazały też, że automatyzacja rozliczania faktur może generować oszczędności na poziomie 79%.
Tyle liczby, choć potrzeba by osobnego artykułu, aby wymienić je wszystkie. A jak wygląda taka automatyzacja i co ona nam może dać, kiedy myślimy o narzędziu zakupowym?
Od czego zacząć digitalizację
Faktura w postaci cyfrowej wydaje się być niezbędna, jeśli zależy nam na sprawnym zarządzaniu przepływem dokumentów w organizacji, a co za tym idzie, pozwoli nam to kontrolować wydatki.
Dzięki digitalizacji faktur wszystkie dokumenty gromadzimy w jednym miejscu, a to oznacza że można je szybko przeglądać i wyszukiwać. Zespół nie marnuje czasu na szukanie dokumentów, są one łatwe do odnalezienia za pomocą odpowiednich filtrów. To z kolei powoduje, że poważnie minimalizujemy ilość błędów, które mogą pojawić się przy dokumentach papierowych, chociażby źle przepisana kwota czy numer rachunku bankowego. Chyba nikomu nie trzeba tłumaczyć, co to oznacza nie tylko dla osoby, która dopuściła się jednego z tych błędów.
Prawdziwa magia zaczyna się jednak wraz z technologią OCR, bo w taką zazwyczaj wyposażone są platformy zakupowe. OCR to nic innego jak inteligentne rozpoznawanie znaków w zeskanowanym dokumencie i umieszczanie ich odpowiednich polach w systemie. Wyobraź sobie, robisz skan faktury i system za pomocą zaawansowanych procesów, na których wcale nie musisz się znać, przenosi wszystkie dane z dokumentu do platformy. Czas trwania: kilka sekund. Magia? Skądże, to właśnie OCR.
Pamiętajmy jednak, że faktura w formie elektronicznej to połowa sukcesu. Aby proces mógł być w pełni zautomatyzowany konieczne jest wymuszenie na dostawcach umieszczania numeru zamówienia na fakturze. Dzięki tej prostej zmianie system będzie mógł automatycznie powiązać fakturę z zamówieniem co w efekcie znacznie przyspieszy proces obiegu takiego dokumentu.
Na koniec rodzi się jeszcze pytanie, jak uruchomić taki proces automatyzacji w firmie?
Po pierwsze: możesz zacząć od mniej złożonych procesów, w międzyczasie pracując nad entuzjazmem swojego zespołu wobec automatyzacji.
Po drugie: sprawdź, które procesy mogą być zautomatyzowane, a które mogą być realizowane poprzez zasoby ludzkie
Po trzecie: oceń efekty automatyzacji. Dzięki temu możesz zoptymalizować ich skuteczność.
Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas i skorzystaj z pomocy naszych ekspertów. Możesz też umówić się na bezpłatną prezentację Platformy Zakupowej NextBuy na contact@nextbuy24.com
