Wskaźnik rotacji zapasów i rotacji zobowiązań – jak obliczyć? [POBIERZ SZABLON EXCEL]

Jakie są wskaźniki KPI w Dziale Zakupów?
2 marca 2020
Jak sobie radzić z konfliktami w zakupach? 8 dobrych praktyk!
16 marca 2020

Źródło: Freepik

W poprzednim artykule skupiliśmy się na opisie kilku podstawowych wskaźników, które mogą być zastosowane w większości Działów Zakupów (więcej przeczytasz TUTAJ). W dzisiejszej publikacji omówimy i przedstawimy sposób na ich wyliczenie. Do pobrania załączamy poniżej szablon w pliku Excel, na podstawie którego omawiamy obliczenia. Na początku skupimy się na wskaźnikach, które są niezwykle istotne, ale za to mniej popularne niż na przykład oszczędności – tj. rotacja zobowiązań i rotacja zapasów. Jakich danych potrzebujesz do ich wyliczenia? Zacznijmy od zapasów.

Jak obliczyć rotację zapasów?

Najpierw zdefiniuj dla jakiego okresu chcesz wyliczyć wskaźnik. Mogą to być: kwartały lub miesiące. W przygotowanym do pobrania szablonie posługujemy się miesiącami. W tabeli uzupełnij dane dotyczące średniego poziomu zapasów w danym miesiącu, które mogą być przedstawione w ilościach lub w wartościach (waluta).

Uśrednione dane możesz pobrać z systemu ERP. Jeśli nie korzystasz z tego narzędzia, to przyjmij, że średnią będzie: poziom zapasów pierwszego i ostatniego miesiąca podzielony przez 2. Im więcej punktów kontrolnych, tym lepszą średnią jesteś w stanie wyciągnąć. Samodzielnie wywnioskuj kiedy poziom zapasów jest najbardziej reprezentatywny w danym miesiącu.

Następie uzupełnij kolumnę o nazwie rozchód. Dane będą się różny w zależności od tego: ile w danym miesiącu wynosiła sprzedaż – dla firmy handlowej lub ile wynosiła konsumpcja zapasu do produkcji – dla firmy produkcyjnej.

Potem za pomocą wzoru wylicz wskaźnik rotacji zapasów. Poziom zapasów podziel przez rozchód w danym okresie czasu i pomnóż przez ilość dni dla mierzonego okresu (miesięcznie – 30 dni, kwartalnie – 90 dni). Otrzymany wynik to dni, w których produkt średnio leżał na magazynie (na stanie firmy).

Wskaźnik rotacji zobowiązań w dniach

Zacznij od uzupełnienia danych dotyczących kosztów sprzedaży w mierzonym okresie. Najprościej możesz to zrobić za pomocą średniej ważoną wydatków, ale nie będzie to precyzyjne i dokładne. Odpowiednie dane możesz uzyskać od działu finansów. Anglojęzyczną nazwą kosztów sprzedaży jest cost of goods sold i w ich skład wchodzą np. w firmie produkcyjnej: koszty surowców, robocizny, usług dodatkowych (utrzymanie ruchu, inżynierowie procesów), surowce, a w firmie handlowej: surowce czy osoby związane z obsługą magazynu. Uzyskane dane przenieś do tabeli. Pamiętaj, że jest to także uśredniony wynik.

W kolejnym kroku przejdź do uzupełnienia wartości zobowiązań, czyli ilość otwartych płatności do dostawców w danym momencie. Analogicznie, dane te możesz wyliczyć poprzez średnią ważoną. Jednak trafniejsze będzie uzyskanie danych z działu finansów.

Wskaźnik rotacji zobowiązań wylicz za pomocą wzoru. Podziel wartość zobowiązań przez koszty sprzedaży i pomnóż przez ilość dni dla mierzonego okresu (miesięcznie – 30 dni, kwartalnie – 90 dni).

Poniżej znajduje się wykres rotacji zobowiązań i rotacji zapasów wraz z ich wykropkowanym trendem.

Czarną linią zaznaczona jest wartość rotacji zobowiązań w dniach, która jest mierzona w kolejnych miesiącach (średni termin zapłaty dostawcom). Analogicznie linią niebieską zaznaczono obrotowość zapasów (po ilu dniach konsumuje towar, który jest dostarczony przez Dostawcę).

Analizując wykres można zauważyć, że pozytywna kontrybucja do płynności firmy jest w okresach, gdzie niebieska linia jest poniżej czarnej. Oznacza to, że w tym czasie gotówka pozostaje w firmie dłużej przed zapłatą. Natomiast tam, gdzie linie się przecinają i obrotowość zapasów jest nad rotacją zobowiązań – płatność za towar odbywa się przed jego konsumpcją – kontrybucja do wyniku firmy jest negatywna.

Zwróć uwagę na trend. W podanym przykładzie trend „wiekowania” produktu się wydłuża. Może to być związane na przykład z sezonowością, zwiększonymi zamówieniami od klientów lub innymi obiektywnym powodami. Trendy będą różne w zależności od profilu firmy – produkcyjnej, usługowej itd.

Pamiętaj, że mierzymy wskaźniki po to, aby uchwycić trend. Jest to o tyle istotne, o ile pozwala zwiększyć świadomość podejmowanych decyzji biznesowych przy negocjacjach z dostawcami czy partnerami wewnętrznymi.

Wskaźniki KPI w systemie

Każda firma przyjmuje inne metody wyliczania wskaźników. W przytoczonym przez nas przykładzie pokazujemy jak w szybki i łatwy sposób nawet najmniejsze działy mogą obliczyć rotację zapasów i rotację zobowiązań. Jedyny wymóg to dostęp do plików Excel.

Jednak inne przedsiębiorstwa z bardziej złożonymi strukturami i kilkuosobowymi Działami Zakupów decydują się na dedykowane narzędzia do obsługi procesu zakupowego. System zakupowy, taki jak NextBuy spaja w jednym miejscu nie tylko zbieranie danych zakupowych, ale także automatyczną ich analizę. Rozbudowany moduł analiz pozwala na bieżące monitorowanie efektywności, wyciągnie raportów oraz porównywanie wyników z założeniami. Dane możesz eksportować do różnych formatów: excl, doc, pdf. Poniżej kilka screenów z systemu:

KPI w Twoim Dziale Zakupów

Jeśli masz pytania dotyczące KPI w Zakupach lub potrzebujesz pomocy w określeniu najważniejszych wskaźników w Twojej firmie, napisz do nas!

Autor

Jacek Jarmuszczak
Jacek Jarmuszczak    
Doświadczony manager zakupów strategicznych i logistyki. Pracował w centralnych strukturach międzynarodowych korporacji m.in. w Philips, Carlsberg, Danfoss. Ekspert w dziedzinie organizacji procesów zakupowych, zarządzania kategorią zakupową, elektronicznych systemów zarządzania zakupami i logistyką. Posiada praktyczne doświadczenia w zakresie digitalizacji procesów zakupowych w bardzo dużych, jak i średnich organizacjach.
ZOBACZ DEMO