Wydatki na kategorię
Pierwszy wskaźnik, który znajduje się na samej górze mojej przykładowej tabeli wskaźników KPI w Dziale Zakupów. Jest on bardzo ważny, ponieważ ma realny wpływ na pozostałe wskaźniki, które są od niego uzależnione. Paradoksalnie może to nie być wskaźnik, ale z pewnością jest to liczba istotna, ponieważ prowadząc Dział Zakupów musisz mieć kontrolę i wiedzę na temat tego, ile pieniędzy wydajesz i z czego będziesz rozliczany.
Warto wiedzieć: tworząc Dział Zakupów od podstaw, wprowadź tzw. wskaźnik addressable spend. Pokazuje on, ile wszystkich wydatków firmowych jest realizowanych przez Dział Zakupów, a ile poza nim. Warto jest już na początku młodego stażem działu sprawdzać, czy pula wydatków zarządzanych przez Zakupy z roku na rok zwiększa się, tj. czy przejmuje więcej czy mniej wydatków pod kontrolę.
Wydatki na kategorię (wyrażone w milionach złotych), to nic innego jak zebrane wszystkie wydatki realizowane przez Dział Zakupów i rozdzielone każdemu konkretnemu kupcowi z przydziałem na daną kategorię zakupów (na przykład: opakowania, metale, plastiki).
W prezentowanym przykładzie wydatki na kategorię w 2019 roku wynoszą 72 miliony złotych. Jest to wielkość wydatków konkretnego kupca (dla całego działu wielkość wydatków wszystkich kategorii może wynosić 600 milionów złotych). Wskaźnik wydatków jest bazą wyjściową dla kolejnego wskaźnika pokazującego wygenerowane przez Kupców oszczędności.
KPI Oszczędności
Jak zdefiniować oszczędność? Jak wykazać oszczędności w zakupach? To jedne z najtrudniejszych pytań zadawanych sobie przez Zakupowców. Oszczędność w każdej firmie będzie określona inaczej, ponieważ jest to pojęcie trudne do ogólnego zdefiniowania. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest nieodpowiednie określenie jej w danej kategorii i zawyżanie prognozowanych wyników.
W jaki sposób dobrze określić oszczędności? W tym przypadku warto jest wziąć pod uwagę dwa scenariusze.
Kryterium: cena
Po pierwsze: jeśli Dział Zakupów nie ma dobrze rozpisanej procedury rozliczania i głównym kryterium zakupu jest wyłącznie cena, to nigdy nie należy ustalać wysokiego wskaźnika oszczędności (%). Głównym ryzykiem będzie to, że wysoki KPI do zrealizowania przyczyni się do zakupów produktów o dużo niższej jakości. Kupcy będą skupieni dużo bardziej na osiągnięciu celu, niż na wartościowym produkcie. Wysokie KPI w takim przypadku może być bardzo ryzykowne dla firmy. Zatem jaka powinna być wysokość oczekiwanego KPI oszczędności? Zaleca się, aby wskaźnik nie był większy niż 1% – 1,5%. Warto zauważyć, że rosnąca od kilku lat inflacja powoduje, że porównywanie ceny do ceny, przy zachowaniu tej samej jakości, jest bardzo trudna lub nawet niemożliwa.
Rozbudowane procedury
Po drugie: jeśli Dział Zakupów funkcjonuje w oparciu o procedury i ma dokładnie zdefiniowane obszary, które składają się na oszczędność (na przykład: value eengineering, płynności finansowe, outsourcing rzeczy, wydłużanie żywotności itd.), to można KPI oszczędności oszacować na 5-6%. Taka wartość to przede wszystkim pewna projekcja, prognoza, którą warto jest robić.
W prezentowanym przykładzie wskaźnik oszczędności jest wyrażony w procentach nominalnych oraz kwotowo. Wartości celu są dosyć wysokie, ponieważ założono, że organizacja jest rozwinięta.
Rotacja zobowiązań i zapasów
Każdy Dział Zakupów powinien zadać sobie kluczowe pytanie: jaką wartość dodaną chcę przynieść mojej firmie? Jeśli przedsiębiorstwo ma problemy z zyskownością, wówczas istotnym wskaźnikiem będą oszczędności generowane przez Zakupy. Jednak jeśli sytuacja jest odwrotna: firma nie ma problemów z zyskownością, ale trudnością jest płynność, wówczas należy skupić uwagę na wskaźniku rotacji zobowiązań i rotacji zapasów.
Pod księgową nazwą rotacji zobowiązań kryje się pojęcie średniego terminu zapłaty Dostawcom. Natomiast rotacja zapasów, to nic innego jak okres „leżakowania” zapasów w firmie przed ich konsumpcją. Wskaźniki te są wyrażone najczęściej w dniach i są mocno skorelowane z płynnością finansową firmy.
W poniższej tabeli przedstawione wartości wskaźników rotacji zobowiązań i rotacji zapasów w 2018 roku wynoszą w obu przypadkach 32 dni. Oznacza to, że płacimy za zapasy w tym samym momencie, w którym je zużywamy.
Jeśli założymy prognozę na 2022 rok, w której oszacujemy, że termin płatności wydłuży się do 84 dni, a rotacja zapasów spadnie do 29 dni (dzięki działaniom Działu Zakupów Strategicznych i Operacyjnych), tj. nożyce między nimi będą wynosić 55 dni, to co się stanie? Będzie to sytuacja korzystna, ponieważ wielkość obrotu, zarządzanego przez Zakupy, będzie przez 55 dni „wolna” i gotowa do zainwestowania, akwizycji, czy wejścia na nowe rynki.
Dostępność
Wskaźnik ten może przyjmować różne nazwy w zależności od przedsiębiorstwa. Dostępność w moim przykładzie oznacza na ile terminowo i ilościowo realizujemy zamówienia Klientów, tj. dostarczamy zamówione produkty. Warto się zastanowić na ile łańcuch dostaw (supply chain), włączając zakupy operacyjne, logistykę, zobowiązania, jest w stanie zrealizować zamówienie i sprostać oczekiwaniom.
W przytoczonym przeze mnie przykładzie wskaźnik dostępności wynosi powyżej 98%. Może być to wynik zawyżony, ponieważ optimum według badań wynosi 96%. Pozostałe 4% przepala wysiłki i budżet.
Wydatki skonsolidowane i liczba dostawców
To wskaźniki związane przede wszystkim z pracochłonnością. Dlaczego wielkość liczby dostawców wcale może nie być pozytywna? Przede wszystkim obsługa administracyjna wymaga odpowiedniej ilości czasu. Im więcej dostawców w bazie, tym więcej czasu poświęconego na ich obsługę. Zacznij mierzyć to, jak dobrze zarządzasz swoją bazą dostawców.
Liczbę dostawców możesz także zamienić na ilość indeksów, którymi zarządzasz.
Podsumowanie
Przykładowa tabela wskaźników KPI w Dziale Zakupów jest poukładana i posortowana ze względu na: wskaźniki dodające do zyskowności firmy (oszczędności i rentowność), do płynności finansowej firmy (rotacje), związane z ryzykiem (wielkość wydatków), czy ostatnie związany z pracochłonnością ( dostawcy). W kolejnym artykule przedstawię proste sposoby na mierzenie wskaźników.
Jeśli masz pytania dotyczące KPI w Twoim dziale zakupów, napisz do nas!
