Zarządzanie procesem zakupów IT
Proces zakupów IT jest jednym ze strategicznych procesów biznesowych w każdej firmie. Jest to sposób na doprowadzenie do polepszenia kondycji organizacji, która w momencie zapewnienia jej wszystkich niezbędnych produktów i usług powinna móc płynnie realizować „projekty biznesowe”. Proces ten pozwala na określenie wymagań dla systemów IT, komunikację z dostawcami, administrowanie zamówień, zarządzanie aktywami i zapewnienie jakości nabywanych produktów lub usług.
Formalny lub nieformalny proces zamówień IT istnieje w każdej firmie, która nabywa technologię IT. Ponieważ użytkownicy systemów informatycznych coraz częściej znajdują się w roli klientów wielu dostawców technologii, proces zakupów IT ma większe znaczenie dla zarządzania. Zasoby informacji, tj. sprzęt, oprogramowania systemu operacyjnego, sprzętu i usług telekomunikacyjnych, są tradycyjnie pozyskiwane na rynku. Organizacje coraz częściej jednak zwracają się do zewnętrznych dostawców o wiele komponentów ich systemów aplikacji, rozwoju aplikacji i ich integracji oraz szeroką gamę usług zarządzania systemem.
Kreowanie schematu procesów
W każdej firmie należy wdrożyć model procesu zamówień IT, w celu wymiany informacji na temat zarządzania procedurami i zadaniami w zakresie zamówień oraz utrzymania współpracy między osobami zaangażowanymi w proces zamówień IT. Model ten wykorzystywany jest przez zespoły zarządzające, aby usprawnić i jednocześnie podkreślić kompleksowość procesu pozyskiwania technologii IT. Zapewni to firmie wymagany sprzęt IT, oprogramowanie i systemy oraz najlepsze praktyki stosowane w zakresie zamówień. Model procesu zamówień IT oznacza reprezentację procesu jako zestawu grup podprocesów, takich jak implementacja i zarządzanie zamówieniami IT.
- WYSZCZEGÓLNIENIE WYMAGAŃ – odnosi się do studium przypadku biznesowej inwestycji IT i stworzenia uzasadnienia biznesowego, specyfikacji i zatwierdzenia tego w celu rozpoczęcia procesu zakupu IT
- AKWIZYCJA – angażuje menedżerów ds. zamówień IT w ocenę i wybór odpowiednich dostawców oraz podpisywanie umów na zamówienia IT w zakresie niezbędnych produktów/usług.
- REALIZACJA KONTRAKTU – ma na celu zarządzanie i koordynowanie wszystkich działań związanych z wypełnianiem wymagań dotyczących zamówień IT.
Zarządzanie zamówieniami IT
Ta grupa procesu zamówień IT obejmuje wszystkie procedury związane z ogólnym zarządzaniem zamówieniami IT. Takie procedury są zazwyczaj ogólne dla wszystkich zdarzeń dotyczących zakupów występujących w organizacji. Do grupy tej należą podprocesy:
- ZARZĄDZANIE DOSTAWCAMI – Obejmuje procedury zamówień IT i zadania związane z optymalizacją relacji klient-dostawca, aby zwiększyć wartość firmy.
- ZARZĄDZANIE AKTYWAMI – Odnosi się do optymalizacji wykorzystania wszystkich zasobów IT przez cały
cykl życia firmy, w celu ustalenia najlepszych praktyk w zakresie zamówień IT, z uwzględnieniem istniejących potrzeb biznesowych.
- ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ – Angażuje zespoły ds. zamówień IT do ciągłego doskonalenia się w procesie zarządzania zamówieniami oraz we wszystkich produktach i usługach dostarczanych do celów IT w firmie.
Elementy procesu procurementu w organizacji
Zarządzanie każdym procesem wymaga odpowiednich wskaźników wydajności – nie inaczej jest w przypadku zakupów IT.
OPRACOWANIE MIAR I WSPÓŁCZYNNIKÓW
Jak w przypadku innych procesów, mierniki te można podzielić na cztery grupy. Wskaźniki: efektywności, wydajności, jakości i czasu trwania cyklu/etapu. Standaryzacja tych mierników umożliwi jednocześnie przeprowadzenie porównań i benchmarków na potrzeby dalszego doskonalenia aktywności zakupowej.
DOKŁADNE OKREŚLENIE ROLI I ZAKRESU OBOWIĄZKÓW
Działy zakupów są łącznikiem na linii klient wewnętrzny – zewnętrzny dostawca. Praca przy tak kompleksowych projektach jak zakupy IT angażuje z reguły większość działów firmy. Co ciekawe, jedynie 10% zakupowców wymienia dział IT jako dział, z którym współpracuje na co dzień (wg raportu „Zakupy firmowe w Polsce 2018” – itelligencegroup.com). Transparentność działań, otwarta komunikacja oraz jasny podział obowiązków to najważniejsze elementy przy współpracy z jednostkami wewnątrz organizacji. Z drugiej strony, te same zasady powinny znaleźć odzwierciedlenie w relacjach zewnętrznych, z dostawcą rozwiązania czy zespołem wdrożeniowym.
POZNANIE FAKTYCZNYCH POTRZEB BIZNESU
Przejrzysta i obustronna komunikacja z klientem wewnętrznym pozwoli na precyzyjne określenie potrzeb biznesowych i przeprowadzenie efektywnego sourcingu rozwiązań i dostawców.
PRZENIESIENIE SPRAWDZONYCH SCHEMATÓW ZAKUPOWYCH NA ZAKUPY IT
Każda firma, każdy dział zakupów ma wzorce prowadzenia działań zakupowych, z których korzysta na co dzień. Ich reengineering i dopasowanie do specyfiki zakupów IT może być procesem niełatwym, jednak z pewnością opłacalnym w dłuższym okresie.
WYKORZYSTANIE MIERNIKÓW I SCHEMATÓW DO ROZWOJU I DOSKONALENIA
Dobrze zinterpretowane dane i wyciągnięte wnioski z zakończonych procesów i projektów można wykorzystać do ich poprawy i zwiększania wydajności.
ZASTOSOWANIE SCHEMATÓW DO SZKOLEŃ I ROZWOJU PRACOWNIKÓW
Firmy przeznaczają obecnie ogromne pieniądze na zakup rozwiązań IT. Trzeba jednak pamiętać o tym, że to w dalszym ciągu człowiek projektuje takie rozwiązania, opierając je na wspomnianych wcześniej sprawdzonych schematach. Rozwój jego kompetencji oraz poszerzanie wiedzy z zakresu zarządzania zakupami IT przełoży się z pewnością zarówno na wydajność rozwiązań, jak i działalność całego działu.
