Procurement vs Purchasing – jaka jest pomiędzy nimi różnica?

E-katalogi – dlaczego powinieneś mieć je w swojej firmie?
23 marca 2020
Jak wynegocjować najlepsze stawki na zakup usług telekomunikacyjnych?
4 maja 2020

Źródło: Freepik

Procurement a Purchasing

Wiele osób używa obu tych terminów zamiennie. Mimo jednak wielu podobieństw, mają one różne znaczenia. Purchasing dotyczy pozyskiwania wszystkich towarów, usług i pracy, które mają kluczowe znaczenie dla organizacji. Jest to prosta transakcja, kiedy firmy płacą za towary lub usługi i otrzymują je. Natomiast Procurement jest znacznie bardziej nadrzędną koncepcją, obejmującą kompleksowe strategie zarządzania łańcuchem dostaw

W przypadku małej firmy – bez działu zaopatrzenia – Purchasing może oznaczać np. rozmowę telefoniczną z detalicznym dostawcą artykułów biurowych, gdy zapas długopisów jest niski lub potrzebny jest nowy komputer. Natomiast w zakresie Procurement znajduje się: negocjowanie kontraktów; pozyskiwanie towarów, surowców, usług lub pracy ze źródeł zewnętrznych; a następnie kontrola czy umowy są realizowane zgodnie z warunkami kontraktu.

Długoterminowym celem Procurementu jest:

  • oszczędność kosztów;
  • kontrola wydatków;
  • wydajność przepływu pracy.

Ponieważ Procurement jest terminem obejmującym kilka podstawowych funkcji biznesowych, powinien być uważany za kluczową część strategii korporacyjnej każdej organizacji. Docelowo stanowi nadrzędny termin, w którym można znaleźć Purchasing. Można więc uznać go za podzbiór Procurementu.

Zarządzanie procesem zakupów IT

Proces zakupów IT jest jednym ze strategicznych procesów biznesowych w każdej firmie. Jest to sposób na doprowadzenie do polepszenia kondycji organizacji, która w momencie zapewnienia jej wszystkich niezbędnych produktów i usług powinna móc płynnie realizować „projekty biznesowe”. Proces ten pozwala na określenie wymagań dla systemów IT, komunikację z dostawcami, administrowanie zamówień, zarządzanie aktywami i zapewnienie jakości nabywanych produktów lub usług.

Formalny lub nieformalny proces zamówień IT istnieje w każdej firmie, która nabywa technologię IT. Ponieważ użytkownicy systemów informatycznych coraz częściej znajdują się w roli klientów wielu dostawców technologii, proces zakupów IT ma większe znaczenie dla zarządzania. Zasoby informacji, tj. sprzęt, oprogramowania systemu operacyjnego, sprzętu i usług telekomunikacyjnych, są tradycyjnie pozyskiwane na rynku. Organizacje coraz częściej jednak zwracają się do zewnętrznych dostawców o wiele komponentów ich systemów aplikacji, rozwoju aplikacji i ich integracji oraz szeroką gamę usług zarządzania systemem.

Kreowanie schematu procesów

W każdej firmie należy wdrożyć model procesu zamówień IT, w celu wymiany informacji na temat zarządzania procedurami i zadaniami w zakresie zamówień oraz utrzymania współpracy między osobami zaangażowanymi w proces zamówień IT. Model ten wykorzystywany jest przez zespoły zarządzające, aby usprawnić i jednocześnie podkreślić kompleksowość procesu pozyskiwania technologii IT. Zapewni to firmie wymagany sprzęt IT, oprogramowanie i systemy oraz najlepsze praktyki stosowane w zakresie zamówień. Model procesu zamówień IT oznacza reprezentację procesu jako zestawu grup podprocesów, takich jak implementacja i zarządzanie zamówieniami IT.

  1. WYSZCZEGÓLNIENIE WYMAGAŃ – odnosi się do studium przypadku biznesowej inwestycji IT i stworzenia uzasadnienia biznesowego, specyfikacji i zatwierdzenia tego w celu rozpoczęcia procesu zakupu IT
  2. AKWIZYCJA – angażuje menedżerów ds. zamówień IT w ocenę i wybór odpowiednich dostawców oraz podpisywanie umów na zamówienia IT w zakresie niezbędnych produktów/usług.
  3. REALIZACJA KONTRAKTU – ma na celu zarządzanie i koordynowanie wszystkich działań związanych z wypełnianiem wymagań dotyczących zamówień IT.

Zarządzanie zamówieniami IT

Ta grupa procesu zamówień IT obejmuje wszystkie procedury związane z ogólnym zarządzaniem zamówieniami IT. Takie procedury są zazwyczaj ogólne dla wszystkich zdarzeń dotyczących zakupów występujących w organizacji. Do grupy tej należą podprocesy:

  1. ZARZĄDZANIE DOSTAWCAMI – Obejmuje procedury zamówień IT i zadania związane z optymalizacją relacji klient-dostawca, aby zwiększyć wartość firmy.
  2. ZARZĄDZANIE AKTYWAMI – Odnosi się do optymalizacji wykorzystania wszystkich zasobów IT przez cały
    cykl życia firmy, w celu ustalenia najlepszych praktyk w zakresie zamówień IT, z uwzględnieniem istniejących potrzeb biznesowych.
  3. ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ – Angażuje zespoły ds. zamówień IT do ciągłego doskonalenia się w procesie zarządzania zamówieniami oraz we wszystkich produktach i usługach dostarczanych do celów IT w firmie.

Elementy procesu procurementu w organizacji

Zarządzanie każdym procesem wymaga odpowiednich wskaźników wydajności – nie inaczej jest w przypadku zakupów IT.

OPRACOWANIE MIAR I WSPÓŁCZYNNIKÓW

Jak w przypadku innych procesów, mierniki te można podzielić na cztery grupy. Wskaźniki: efektywności, wydajności, jakości i czasu trwania cyklu/etapu. Standaryzacja tych mierników umożliwi jednocześnie przeprowadzenie porównań i benchmarków na potrzeby dalszego doskonalenia aktywności zakupowej.

DOKŁADNE OKREŚLENIE ROLI I ZAKRESU OBOWIĄZKÓW

Działy zakupów są łącznikiem na linii klient wewnętrzny – zewnętrzny dostawca. Praca przy tak kompleksowych projektach jak zakupy IT angażuje z reguły większość działów firmy. Co ciekawe, jedynie 10% zakupowców wymienia dział IT jako dział, z którym współpracuje na co dzień (wg raportu „Zakupy firmowe w Polsce 2018” – itelligencegroup.com). Transparentność działań, otwarta komunikacja oraz jasny podział obowiązków to najważniejsze elementy przy współpracy z jednostkami wewnątrz organizacji. Z drugiej strony, te same zasady powinny znaleźć odzwierciedlenie w relacjach zewnętrznych, z dostawcą rozwiązania czy zespołem wdrożeniowym.

POZNANIE FAKTYCZNYCH POTRZEB BIZNESU

Przejrzysta i obustronna komunikacja z klientem wewnętrznym pozwoli na precyzyjne określenie potrzeb biznesowych i przeprowadzenie efektywnego sourcingu rozwiązań i dostawców.

PRZENIESIENIE SPRAWDZONYCH SCHEMATÓW ZAKUPOWYCH NA ZAKUPY IT

Każda firma, każdy dział zakupów ma wzorce prowadzenia działań zakupowych, z których korzysta na co dzień. Ich reengineering i dopasowanie do specyfiki zakupów IT może być procesem niełatwym, jednak z pewnością opłacalnym w dłuższym okresie.

WYKORZYSTANIE MIERNIKÓW I SCHEMATÓW DO ROZWOJU I DOSKONALENIA

Dobrze zinterpretowane dane i wyciągnięte wnioski z zakończonych procesów i projektów można wykorzystać do ich poprawy i zwiększania wydajności.

ZASTOSOWANIE SCHEMATÓW DO SZKOLEŃ I ROZWOJU PRACOWNIKÓW

Firmy przeznaczają obecnie ogromne pieniądze na zakup rozwiązań IT. Trzeba jednak pamiętać o tym, że to w dalszym ciągu człowiek projektuje takie rozwiązania, opierając je na wspomnianych wcześniej sprawdzonych schematach. Rozwój jego kompetencji oraz poszerzanie wiedzy z zakresu zarządzania zakupami IT przełoży się z pewnością zarówno na wydajność rozwiązań, jak i działalność całego działu.

Artykuł powstał przy współpracy z MY PROCON, gdzie znajduje się dalsza część artykułu. 

Tekst został opublikowany w Raporcie: Lean Procurement – jak szybciej, celniej i taniej kupować i kontraktować usługi w modelu Agile. Raport do pobrania na stronie: www.myprocon.pl

POBIERZ RAPORT

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź, jakie funkcjonalności oferuje NextBuy!

ZOBACZ DEMO

Autor

Mateusz Borowiecki
Mateusz Borowiecki    
Współtwórca NextBuy oraz założyciel firmy doradczej OptiBuy. Blisko 15-letnie doświadczenie w międzynarodowych projektach czyni go niekwestionowanym ekspertem w dziedzinie optymalizacji zakupowej w przedsiębiorstwach, konsultingu i sourcingu. Wykładowca akademicki, pasjonat innowacyjnych technologii.
ZOBACZ DEMO