E-katalogi – dlaczego powinieneś mieć je w swojej firmie?

Jak sobie radzić z konfliktami w zakupach? 8 dobrych praktyk!
16 marca 2020
Procurement vs Purchasing – jaka jest pomiędzy nimi różnica?
30 marca 2020

Źródło: Freepik

E-katalogi co to jest?

Dział zakupów to jeden z kluczowych filarów każdego przedsiębiorstwa. Każdego dnia obsługuje i uzupełnia bazę dostawców oraz ocenia, w jaki sposób potoczyła się współpraca z dostawcą. Wykonuje kilkaset transakcji zakupowych i związanych z nimi przepływów: materiałowych, informacyjnych i pieniężnych. Często działy zakupów są nieustrukturyzowane. Działają według skomplikowanych procedur i czasochłonnych czynności. Jak to zmienić? Z pomocą przychodzą e-katalogi.

E-katalogi to zakupowa „szybka ścieżka” (fast track), która znacznie usprawnia proces zakupowy. Znajdują się w nim wszystkie zamawiane i wyselekcjonowane produkty, uprzednio pogrupowane w kategorie. Produkty w e-katalogach to zbiór rzeczy oferowanych przez dostawców, u których zamawia dział zakupów. Jak to działa? Kupcy zbierają oferty od różnych dostawców, grupują je w kategorie i tworzą katalog w systemie zakupowym. Dzięki temu powstaje drzewo kategorii, które można w łatwy i szybki sposób przeszukiwać oraz mieć do niego dostęp w każdej chwili.

Jakie są korzyści z wdrożenia e-katalogów?

Standaryzacja obsługi procesów zakupowych w przedsiębiorstwie – zakupy direct i indirect

Eliminacja papierowej dokumentacji – proces realizowany jest online z możliwością pełnego raportowania kosztów i prowadzenia złożonych analiz w wybranych obszarach przedsiębiorstwa

Eliminacja błędów (czynnik ludzki) – wynikających z doboru niewłaściwych parametrów zakupowych (np. warunki dostaw , ceny zakupów, formy płatności)

Optymalizacja czasu realizacji zamówień – jeden system z przyjaznym interfejsem zakupowym i pełną dostępnością wszystkich materiałów niezbędnych do codziennej egzystencji firmy

Bieżący monitoring i kontrola wydatków przedsiębiorstwa

 W jakich branżach sprawdzą się e-katalogi?

Efektywność implementacji e-katalogu w przedsiębiorstwie rośnie proporcjonalnie do postępów osiąganych przez to przedsiębiorstwo Duża różnorodność materiałów, rozproszenie dostawców, dynamicznie rozszerzane portfolio produktowe i stale rozwijane innowacje wszystko to powoduje, że po osiągnięciu pewnego poziomu dojrzałości przedsiębiorstwa na rynku, koniecznym ruchem staje się wprowadzenie odpowiednich standardów, procedur i udogodnień w zarządzaniu ogromną ilością danych.

SKUTKI WDROŻENIA E-KATALOGÓW W FIRMIE:

E-katalogi znajdą swoje zastosowanie w każdym przedsiębiorstwie, w którym realizowane są procesy zakupowe. Niezależnie od wielkości firmy, narzędzie to pozwala w mierzalny sposób usprawnić dotychczasową pracę osób technicznie powiązanych z wystawianiem zamówień, zarządzaniem dostawcami i materiałami oraz prowadzeniem negocjacji kupieckich Eliminacja czynności powtarzalnych i czasochłonnych w procesie zakupowym stanie się bazą do redukcji bieżących kosztów przedsiębiorstwa i kontroli wydatków

E-katalogi pozwalają spojrzeć na dotychczasowe przepływy przez pryzmat pracochłonności związanej z wysokim poziomem dywersyfikacji kluczowych elementów każdego procesu zakupowego i koniecznością jego obsługi. Rozwiązanie to jest szczególnie polecane w firmach, w których występują zakupy powtarzalne, niezależnie czy są to zakupy produkcyjnie, czy nieprodukcyjne. Manualna obsługa pojedynczych zamówień to już przeszłość Sprowadź rozproszone zakupy w Twoim przedsiębiorstwie do jednego okna systemowego.

Jak wyglądają katalogi produktów w systemie?

Poniżej screeny z systemu zakupowego NextBuy przedstawiający moduł e-katalogów. Po lewej stronie znajduje się przykładowe drzewo kategorii, które jest zaimplementowane w danym przedsiębiorstwie. Po wejściu w szczegóły, pokazuje się produkt wraz ze zdjęciem, nazwą dostawcy oraz ceną katalogową, po której można dokonać zakupu.

Chcesz zobaczyć więcej? UMÓW SIĘ Z NAMI NA DEMO SYSTEMU! Pokażemy Ci, jak może wyglądać Twoje drzewo kategorii produktów i w jaki sposób możesz wykorzystać e-katalogi do szybkich i łatwych zakupów w Twojej firmie!

ZOBACZ DEMO

Artykuł został opublikowany w e-booku: Poradniku Eksperta Zakupowego. W Poradniku znajdziesz m.in.: jakie są najnowsze trendy w branży zakupowej? od czego zacząć digitalizację procesów zakupowych? co przyniesie digitalizacja 2.0? czy warto wdrażać e-katalogi? Do pobrania bezpłatnie:

POBIERZ E-BOOKA

Autor

Damian Czernik
Damian Czernik    
Posiada ponad 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów zakupowych zarówno w sektorze firm prywatnych i państwowych. Uczestniczył w ponad 20-tu projektach wdrożeniowych realizowanych dla średnich i dużych firm z branży kolejowej, energetycznej, FMCG. Oprócz tego posiada ekspercką wiedzę z zakresu organizacji negocjacji z wykorzystaniem e-aukcji. Od 2016 roku odpowiedzialny za prace wdrożeniowe systemu zakupowego NextBuy.
ZOBACZ DEMO