Jak osiągnąć krótkoterminowe oszczędności podczas kryzysu?

Jak wynegocjować najlepsze stawki na zakup usług telekomunikacyjnych?
4 maja 2020

Źródło: Freepik

Poznaj dreszczowiec, który przestrzega jak NIE osiągnąć oszczędności. Najlepiej jest uczyć się na błędach. Popełniliśmy je za Ciebie, wyciągnęliśmy wnioski i dzielimy się najlepszymi praktykami jak uniknąć porażki!

E- aukcja

To specyficzny typ negocjacji. Konfigurację przygotuj odpowiednio wcześniej, bo po rozpoczęciu aukcji elektronicznej nie możesz wykonać żadnych zmian (o tym jak wybrać parametry aukcji przeczytasz TUTAJ).

Aby przeprowadzić e-aukcję – na bardzo wysokim poziomie –  musisz pamiętać o trzech rzeczach: alternatywnych dostawcach, co oznacza nie tylko posiadanie dostawców, od których otrzymasz oferty, ale także tych, których oferty mogą być wdrażane naprawdę szybko. Kolejne to bycie atrakcyjnym jako klient i musi to pasować do Twojej strategicznej kategorii.

Jeśli chcesz przeprowadzić e-aukcję, musisz wziąć pod uwagę wyżej wymienione obszary. Załóżmy, że wszystkie wymagania zostały spełnione. I co dalej? Pamiętaj, że e-aukcja może być prowadzona tylko wtedy, gdy jest poprzedzona odpowiednio przeprowadzonym procesem sourcingowym.

Ten artykuł ma na celu pokazanie szybkich i efektywnych sposobów, na uzyskanie krótkoterminowych oszczędności. Cel określony – przejdźmy do przykładów…

Konfiguracja e-aukcji:

Produkty

Mamy 8 dostawców, 4000 SKU, które podzielono na 12 części (nie można nimi zarządzać inaczej niż w systemie aukcyjnym). Wybraliśmy aukcję angielską.  Skonfigurowaliśmy ją na 60 minut. Poniżej możesz zobaczyć, jaki był widok dostawców: wzmianka o 12 częściach, ich ceny i rangi.

Czas aukcji

Czas trwania aukcji jest bardzo ważny, ponieważ im dłuższa aukcja, tym mniej wydajna, ale dodatkowo męcząca dla dostawców i w efekcie, na pewno obniży Twoją wiarygodność. W przypadku naszego case’a ustalone ramy czasowe to: 60-minutowa e-aukcja (gdzie przewidujemy około 20 minut na rozgrzewkę i pomoc w logowaniu się dla niektórych dostawców) i dodatkowe 15 minut na czas dogrywki. Dogrywka jest uruchamiana, gdy dostawca składa ofertę w ostatniej chwili (zwykle 1 lub 2 minuty przed końcem) i jest przedłużana o kolejne 2 minuty, aby inni dostawcy mieli szansę odpowiedzieć. Byliśmy przygotowani na dodatkowe 15 minut, ponad zwykłą 60-minutową e-aukcję.

Najlepsze praktyki

W ramach przypomnienia dodam, że naprawdę powinieneś się upewnić czy wszystko jest przygotowane i dopięte na ostatni guzik przed rozpoczęciem e-aukcji. Gdy aukcja tylko się rozpocznie, nie możesz wprowadzić zmian. Z technicznego punktu widzenia możesz, ale każda modyfikacja trwającej aukcji powoduje utratę wiarygodności. Wszyscy muszą honorować wynik e-aukcji. Zarówno kupujący, jak i dostawcy. Jeśli nie jest to zgodne z prawem (co czasem można pominąć, szczególnie jeśli praktykuje się bardziej zwinne podejście biznesowe), należy je uszanować właśnie ze względu na swoją … wiarygodność.

Rozpoczynamy e-aukcję

Rozpoczęliśmy skonfigurowaną i sprawdzoną przez nas aukcję. Ku naszemu zdziwieniu, po godzinie regularnej negocjacji mieliśmy kolejną godzinę dogrywki – uruchomiono ją 158 razy. Dało nam to 14% oszczędności.

Spróbuj jednak wyobrazić sobie poziom zmęczenia, który po 2 godzinach procesu osiągnęła osoba przed komputerem. Najbardziej odczuwają je dostawcy. Trochę też organizatorzy.

Historia przechodzi do etapu 2.

Po kolejnych 5 nadliczbowych godzinach, 829 dogrywkach i cenie, obniżonej do 34% w stosunku do cen początkowych, w Polsce była już 19:00. Niektórzy z dostawców biorących udział w aukcji, pochodzili z Chin, Kazachstanu itp. W ich strefie czasowej wybiła północ. Jeśli myśleliśmy, że my jesteśmy zmęczeni, co mieli pomyśleć dostawcy, którzy walczyli o własny biznes?

Kluczowe pytanie: co mieliśmy zrobić w tej sytuacji? Byliśmy zmuszeni wstrzymać e-aukcję ze względu na różnicę czasu i wysłać wiadomość do wszystkich uczestników, że e-aukcja rozpocznie się o 8 rano czasu CET następnego dnia rano.

Tak też zrobiliśmy. Punktualnie o 08:00 dnia następnego wznowiliśmy aukcję i…. dogrywki trwały kolejne 4 godziny. Ogółem aukcja zajęła 21 godzin (w tym przerwę o północy), uruchomiła 1812 dogrywek i dała 46% obniżkę ceny.

Można powiedzieć, że obniżka ceny o 46%, co w tym przypadku oznacza miliony i nie jest złym wynikiem na 21 godzin pracy, więc kiedy nadszedł horror?

W czym problem?

Gdy osiągasz 46% oszczędności na standardowych produktach katalogowych – tak jak w naszym przypadku – może to być spowodowane tylko dwoma przypadkami, które generują ten wynik:

  1. To był pierwszy raz od lat, kiedy ktoś podjął działania w sprawie negocjacji z dostawcami ich cen (takie jak: proces sourcingowy i aukcja elektroniczna)
  2. Zepsułeś proces, a oferty złożone przez dostawców nie dadzą się bezpośrednio porównać – „nie-jabłko do jabłka”

Ponadto, taka ilość dogrywek i ogólny czas trwania aukcji wywołały nasze złe przeczucie. To sygnał, że proces sourcingowy przed aukcją elektroniczną był nieprawidłowy.

Faza przygotowawcza, która powinna być skupiona na specyfikacji prawnej oraz planie komunikacji z dostawcami, tj.  dialog techniczny, który powinien się odbyć przed aukcją  – po prostu się nie odbył. Przyczyną było to, że chcieliśmy zrobić aukcję szybko i niedokładnie.

Co można było zrobić?

Przy prowadzeniu tak wielu elementów, które zwiększyły ryzyko nieporozumień i niezgodności z dostawcami, powinniśmy przygotować bardziej przejrzyste specyfikacje przed aukcją. Nie da się jednak tego zrobić w krótkim czasie dla wszystkich 4000 jednostek magazynowych.

Zrób to dla wybranych, najbardziej odpowiednich 15 do 30 pozycji. W końcu wszystkie pozycje znajdują się w katalogu produktowym. W naszym przypadku brak jasnego dialogu przed aukcją spowodował, że wszyscy dostawcy składali oferty według ich przekonania co do negocjacji materiałów zastępczych i o zwycięstwie najniższej ceny bez względu na jakość oferowanego asortymentu.

Kolejnym błędnym elementem była presja wywierana na dostawcach w pierwszej rundzie zapytania ofertowego. Jeśli chcesz uruchomić e-aukcję, najpierw musisz mieć zebrane oferty (RFQ). Wyślij zapytanie, zbierz oferty, porównaj ceny. Jeśli przy porównaniu będą zbyt duże rozbieżności, to od razu zauważysz, że coś jest nie tak i musisz uzgodnić z dostawcą specyfikacje zamówienia, warunki umowy lub inne rzeczy. W naszym przypadku ten element nie został wykonany właściwie, ponieważ…. Chcieliśmy to zrobić szybko. To do nas wróciło. Z podwójną siłą…

Jak nie popełnić naszych błędów i zrobić to właściwie?

Jeśli masz na przykład 4000 artykułów w swoich katalogach i chcesz je szybko renegocjować, to powinieneś zidentyfikować 10-15 pozycji, maksymalnie 30, które są najbardziej odpowiednimi przedstawicielami twojej aukcji, tj . Kategorii A. 

Upewnij się, że uzyskałeś od dostawców potwierdzenie zrozumienia specyfikacji, nawet elementów, które są powszechnie znane. Następnie wyślij do nich zapytanie ofertowe. Dostawcy powinni mieć możliwość szybkiego przesłania swoich ofert, ponieważ są to standardowe pozycje.

Gdy zobaczysz ceny, powinieneś być w stanie porównać oferty I DOPIERO WTEDY rozpocząć e-aukcję. Niezależnie od tego, jakie oszczędności osiągniesz w kategorii A, spróbuj negocjować rabat na pozostałe przedmioty kategorii B C. Jest to bardzo dobra praktyka wyrażana w warunkach zwycięstwa aukcji elektronicznej. Twój obecny dostawca (lub zwycięski dostawca) powinien być zainteresowany zawarciem umowy na takich warunkach.

Niewykonanie ww kroków skutkuje dużym ryzykiem tego, że skończysz tak, jak my – w naszym przykładzie: w niepotrzebnej i czasochłonnej dyskusji z dostawcami. Nigdy nie byliśmy w stanie zrealizować tych oszczędności, ponieważ w fazie realizacji odkryliśmy, że nie kupujemy tego, o czym dokładnie myśleliśmy.

Sytuacja może potencjalnie dać dwa wyniki.

Krótkoterminowe oszczędności

… które stają się komercyjne. Zbierasz 7% obniżki ceny – zgodnie z wynikami zapytania ofertowego z obecnym dostawcą . Specyfikacja jest stała. Oszczędności komercyjne mają tę zaletę, że zaczynają się i kończą przy zakupie, więc nie musisz angażować nikogo w firmie, po prostu osiągasz te 7% ceny u swoich dostawców i jesteś zadowolony.

Długoterminowe oszczędności

…które w naszym przypadku byłyby uważane za projekt inżynierii wartości , w których specyfikacja nie jest zablokowana, a Ty podejmujesz dyskusję: „czy możemy zamienić ten element na ten element”. Otrzymujesz 4000 jednostek magazynowych, które musisz zweryfikować. Dlatego jest to inżynieria wartości – zmieniasz specyfikacje i angażujesz inżynierów do sprawdzania tych zmian. Czas i zasoby pochłaniające mogą być tego warte, ale należy ocenić poziom oszczędności w stosunku do przepalonych zasobów.

 

Tak czy inaczej, nie będziesz zadowolony – zarówno niższe oszczędności „na już” lub większe oszczędności z dodatkowo poświęconym czasem i potrzebnymi zasobami. Ponownie… niestety nie ma czegoś takiego jak darmowy lunch – nawet jeśli korzystasz z e-aukcji.

Zobacz nagranie z webinaru

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź, jakie funkcjonalności oferuje NextBuy!

ZOBACZ DEMO

Autor

Jacek Jarmuszczak
Jacek Jarmuszczak    
Doświadczony manager zakupów strategicznych i logistyki. Pracował w centralnych strukturach międzynarodowych korporacji m.in. w Philips, Carlsberg, Danfoss. Ekspert w dziedzinie organizacji procesów zakupowych, zarządzania kategorią zakupową, elektronicznych systemów zarządzania zakupami i logistyką. Posiada praktyczne doświadczenia w zakresie digitalizacji procesów zakupowych w bardzo dużych, jak i średnich organizacjach.
ZOBACZ DEMO