Jak ustawić najlepsze parametry aukcji? Poznaj praktyki

7 kroków do udanej aukcji elektronicznej. Jak się do niej przygotować? Pobierz infografikę!
28 stycznia 2020
Poznaj case study udanych aukcji w systemie
10 lutego 2020

Źródło: Freepik

Sposób ustawienia właściwych parametrów jest najczęściej pojawiającym się problemem związanym z przeprowadzeniem aukcji elektronicznej. Systemy zakupowe oferują wiele konfigurowalnych funkcjonalności e-aukcji, które ułatwiają i jednocześnie utrudniają – jeśli zostają niewłaściwie użyte. Poznaj najlepsze praktyki konfiguracji aukcji tak, aby osiągnąć jej oczekiwany efekt. 

Jakie parametry aukcji ustawić?

Dostawcy

Wybór Dostawców, to obowiązkowy krok w przygotowaniu do przeprowadzenia aukcji elektronicznej (o 7 krokach do udanej aukcji przeczytasz tutaj). Ilu Dostawców zaprosić?

Najlepsza praktyka: zaproszenie 5-6 Dostawców do udziału w aukcji

W przypadku aukcji angielskiej: nie mniej niż 2 Dostawców.

W przypadku aukcji holenderskiej i japońskiej: dopuszczalne jest przeprowadzenie aukcji zapraszając 1 Dostawcę (nie jest to rynek monopolistyczny, a także Dostawca nie posiada informacji zwrotnej o tym, że złożył jako jedyny ofertę.

Czas trwania

Ustalenie odpowiedniego terminu aukcji, pasującego wszystkim biorącym udział Dostawcom. Określenie czasu trwania aukcji – czasu podstawowego oraz dogrywek.

Najlepsza praktyka: ustawienie czasu podstawowego na maksymalnie 30 minut

Wyjątek: wydłużony czas trwania aukcji w przypadku dużej pracochłonności przeliczenia kolejnej oferty lub konieczności uzyskania zgód koniecznych w procesie decyzyjnym Dostawcy

Nie ustawiaj czasu podstawowego aukcji na dłużej niż 30 minut, ponieważ ustawione dogrywki automatycznie wydłużają aukcję. Zbyt długi czas trwania aukcji może zniechęcić Dostawców do składania ofert.

Cena otwarcia

Kwota, która określa wartość rozpoczynającą aukcję. Odpowiednio dopasowana i określona cena otwarcia pozwala zabezpieczyć się przed dwoma ryzykami:

Jeśli cena otwarcia nie została ustalona, to pojawia się duże ryzyko pogorszenia oferty składanej przed Dostawców w stosunku do oferty w zapytaniu

Jeżeli cena otwarcia jest ustalona jako najniższa z ofert, to pojawia się ryzyko, że kilku Dostawców może nie złożyć żadnej oferty – nie będą mogli tak drastycznie obniżyć swoich cen

Najlepsza praktyka: cena otwarcia = cenie z odpowiedzi na zapytanie ofertowe – cena otwarcia powinna być indywidualna dla każdego Dostawcy

Minimalne postąpienie

Minimalne postąpienie pozwala określić wartość, o którą Dostawca musi obniżyć ofertę, aby była zaakceptowana przez system.  Wartość może być wyrażona kwotowo lub procentowo w zależności od funkcjonalności systemu zakupowego.

Przykład 1: ustawiona wartość minimalnego postąpienia wynosi 100 zł. System wymaga złożenie oferty w stosunku do najlepszej złożonej oferty.

  • Bid 1: Dostawca 1 składa ofertę w aukcji o wartości 10 000 zł
  • Bid 2: Dostawca 2 składa ofertę w aukcji o wartości 9 500 zł
  • Bid 3: Dostawca 1 reaguje na złożoną ofertę konkurenta i składa ofertę nie niższą niż 9 400 zł (minimalne postąpienie 100 zł).

Przykład 2: ustawiona wartość minimalnego postąpienia wynosi 100 zł. System wymaga złożenie oferty w stosunku do najlepszej oferty danego Dostawcy

  • Bid 1: Dostawca 1 składa ofertę w aukcji o wartości 10 000 zł
  • Bid 2: Dostawca 2 składa ofertę w aukcji o wartości 9 500 zł
  • Bid 3: Dostawca 1 reaguje na złożoną ofertę konkurenta i składa ofertę nie niższą niż 9 900 zł (minimalne postąpienie 100 zł).

Najlepsza praktyka: ustawienie kwotowe w przedziale 0.25% – 0,5% ceny początkowej – rekomenduję ustawienie wartości bazując na marży Dostawcy, jeśli jest wysoka (np. usługi)- watość powinna być zbliżona do 0,5%, a jeśli niska (np. sprzęt IT) – powinna być zbliżona do 0,25%. Taki parametr pozwala na to, aby składane oferty nie stanowiły bariery psychologicznej – redukujemy cenę małymi krokami i „wciągamy” tym samym Dostawcę do licytacji.

Jeżeli minimalne postąpienie jest zbyt niskie, to pojawia się ryzyko znacznego wydłużenia się czasu trwania aukcji przy konfiguracji nieskończonej liczby dogrywek (np. dla postępowania o wartości 100 000 zł ustawienie minimalnego postąpienia wynosi 0,01 zł). Jeżeli minimalne postąpienie jest zbyt wysokie, to pojawia się ryzyko, że Dostawcy zakończą udział w licytacji, pomimo możliwości obniżenia swojej oferty (np. minimalne postąpienie wynosi 5 000 zł, a Dostawca może obniżyć ofertę maksymalnie o 2 500 zł)

Widok Dostawców w aukcji

Systemy zakupowe zwykle umożliwiają wybór parametru dotyczącego widoku danych dla Dostawców, którzy biorą udział w aukcji. Są to na przykład:

  1. Wartość oferty wygrywającej na daną chwilę
  2. Miejsce w rankingu dla łącznej oferty danego Dostawcy
  3. Miejsce w rankingu na danym przedmiocie licytacji
  4. Liczba Dostawców biorących udział w aukcji
  5. Wartości ofert innych Dostawców

Najlepsza praktyka: jeżeli jest jeden licytowany przedmiot aukcji, to zaleca się udostępnienie miejsca w rankingu dla łącznej oferty Dostawcy. Jeżeli jest więcej licytowanych przedmiotów, to zaleca się konfigurację widoku miejsca w rankingu na danym przedmiocie licytacji. Wynika to z tego, że Dostawca nie będący na 1 pozycji dla wszystkich licytowanych przedmiotów, nie ma pewności, że jego łączna oferta wygrywa. Ma zatem większą motywację do poprawy ceny na produktach, na których zajmuje dalsze pozycje.

Nie zaleca się pokazywania wartości oferty wygrywającej. Każdy kupiec powinien zastanowić się, czy chce udostępnić informację o cenie, po której ostatecznie dokona zakupu. Dodatkowo, pojawia się ryzyko, że ta informacja może demotywować Dostawców do składania niższych ofert (jeśli cena wygrywająca znacznie przekracza możliwości danego Dostawcy, to może on uznać, że nie warto brać udziału w aukcji).

Dogrywki

Systemy zakupowe pozwalają na ustawienie parametru dogrywek. Na czym polegają? Jest to automatyczne wydłużenie aukcji, zazwyczaj o kilka minut w przypadku złożenia oferty w końcowym czasie aukcji. Ma na celu wyeliminowanie wygrywających ofert składanych w ostatnich sekundach aukcji bez możliwości złożenia kontroferty przez pozostałych Dostawców. Każda dogrywka to niższa cena dla Kupca

W jaki sposób działają dogrywki? Przykład: „Jeżeli w ostatnich [x] minutach aukcji zostanie złożona jakakolwiek oferta, aukcja zostanie przedłużona o kolejnych [x] minut”

Najlepsza praktyka: ustawienie nielimitowanej liczby dogrywek o czasie trwania: 3 minuty, które są automatycznie rozpoczynane, jeśli oferta zostanie złożona w ciągu ostatnich 3 minut aukcji.

Jeżeli złożenie kolejnej oferty jest czasochłonne (rozbudowany formularz cenowy lub wymaga dodatkowych ustaleń po stronie Dostawcy), to czas dogrywki może być wydłużony do 5 minut.

Nie zaleca się ustawienia czasu dogrywek na więcej niż 5 minut, ponieważ znacznie wydłuża to czas trwania całej aukcji i może zniechęcić Dostawców do aktywnego uczestniczenia w niej.

Umów się na konsultacje

Jeśli zastanawiasz się nad przeprowadzeniem aukcji elektronicznej w Twojej firmie, to skontaktuj się z naszym Ekspertem! Pomożemy Ci przygotować się do aukcji, ustawić najlepsze parametry aukcji, wybrać zwycięzcę oraz wiele więcej.

Autor

Damian Czernik
Damian Czernik    
Posiada ponad 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów zakupowych zarówno w sektorze firm prywatnych i państwowych. Uczestniczył w ponad 20-tu projektach wdrożeniowych realizowanych dla średnich i dużych firm z branży kolejowej, energetycznej, FMCG. Oprócz tego posiada ekspercką wiedzę z zakresu organizacji negocjacji z wykorzystaniem e-aukcji. Od 2016 roku odpowiedzialny za prace wdrożeniowe systemu zakupowego NextBuy.
ZOBACZ DEMO