Od czego zacząć digitalizację?
Pierwszym i koniecznym warunkiem do tego, aby rozpocząć proces digitalizacji zakupów jest posiadanie działu zakupów w firmie. Może to być nawet niewielki, kilkuosobowy dział, który nie jest ustrukturyzowany. Ważne, aby go mieć! Potem należy spełnić drugi warunek, czyli rozpoznanie i rozpisanie procesów zakupowych, którymi zajmują się kupcy w firmie. W jakim celu? Aby digitalizować, trzeba wiedzieć najpierw, co może być przeniesione do cyfrowego świata!
Zakupy w przedsiębiorstwach można podzielić na STRATEGICZNE i OPERACYJNE. W skład obydwu wchodzi szereg aktywności, które mogą być realizowane w systemie zakupowym. Warto także wyszczególnić ZARZĄDZANIE RELACJAMI Z DOSTAWCĄ. Przykładowe aktywności zakupowe w biznesie z wyróżnieniem na procesy zakupowe przedstawione są w poniższej tabeli:
Zacznij od ZMAPOWANIA tego, czym zajmują się zakupy – rozdziel procesy, wyszczególnij obowiązki kupców, określ interesariuszy. Dopiero potem zastanów się, które aktywności i w jaki sposób możesz realizować w systemie zakupowym. Pamiętaj jednak, że system zakupowy wspiera, ale nie zastępuje pracy działu zakupów.
System zakupowy – funkcjonalności
Jeśli po zdefiniowaniu procesów zakupowych czujesz, że jesteś gotowy na zmianę, to dobry czas na przeanalizowanie tego, czym dokładnie zajmują się systemy do zarządzania zakupami. W większości z nich można wyróżnić 6 podstawowych modułów:
- SPEND ANALYSIS – kontrola wydatków
- CONTRACT MANAGEMENT – zarządzanie umowami
- SUPPLIER MANAGEMENT – zarządzanie dostawcami, ocena dostawców
- SOURCING – zapytania ofertowe i aukcje (najpowszechniej kojarzone z systemami zakupowymi)
- ePROCUREMENT – składanie zapotrzebowani, zamówień, przyjmowanie towaru
- INVOICE TO PAY – księgowanie, zarządzanie budżetami, faktury
Firmy najczęściej rozpoczynają digitalizację od wdrożenia modułu sourcingu – przeprowadzają zapytania ofertowe i aukcje w systemie. Potem stopniowo rozbudowują system o kolejne moduły.
System zakupowy to miejsce, w którym mają znajdować się aktywności zakupowe – odznaczać i zapisywać – po to, aby w każdej chwili mieć do nich łatwy i szybki dostęp. Ważne jest to, że system umożliwia budowanie historii prowadzonych projektów. Dzięki temu łatwiej jest zastąpić odchodzących pracowników i wdrożyć nowych, a także odnaleźć przetargi i prowadzoną komunikację z dostawcą, bez konieczności przeszukiwania maili i notatek.
Po co digitalizować? Korzyści biznesowe
Wykres przedstawia potencjał korzyści finansowych i procesowych z wyszczególnieniem aktywności realizowanych w systemie zakupowym.
E-katalogi oszczędzają przede wszystkim czas pracy zapewniając szybki dostęp do produktów. Przyczyniają się także do zapewnienia transparentnego procesu. Przetargi i aukcje to oszczędność czasu, pod warunkiem możliwości stworzenia szablonów. Im wcześniej dział zakupów włączy się w proces zakupowy – już na etapie zapotrzebowania – tym większa możliwość poprowadzenia zakupu w kierunku większych oszczędności.
Poniższy wykres przedstawia procentowe oszczędności z wyróżnieniem na: koszty procesowe i koszty jednostkowe.
Z przeprowadzonych badań wynika, że e-katalogi oszczędzają czas o ok. 25-30%. Wynika to z tego, że pracownicy mający potrzebę zakupową nie muszą szukać dostawcy, porównywać cen, jechać w miejsce docelowe po zakup, tylko wchodzą do katalogu w systemie, znajdują potrzebny produkt i dokonują zakupu (wysyłają zapotrzebowanie lub zamówienie). Podobnie jest w przypadku przetargów. Tutaj oszczędność blisko 12-18% czasu wynika z możliwości tworzenia gotowych szablonów w systemie. Kupcy nie muszą za każdym razem konfigurować powtarzalnych przetargów. Wystarczy, że stworzą wiele template’ów postępowań (np. ankiety csr, szablony RFI, szablony umów z wymaganiami jakościowymi itd.), które w dowolnym momencie mogą modyfikować.
Natomiast w przypadku oszczędności na cenach jednostkowych, katalogi produktów pozwalają na kontrolę spendu. Wynegocjowane warunki z każdym z Dostawców na produkty, które kupujemy pozwalają na uzyskanie nawet od 5-8% oszczędności. Analogicznie w przypadku aukcji elektronicznych. (Przeczytaj, jakie oszczędności osiągnięto w aukcjach elektronicznych TUTAJ)
Wykres przedstawia korzyści digitalizacji procesów strategicznych – skutki wdrożenia przetargów elektronicznych w firmie:
Problemy z wdrażaniem systemów zakupowych
Wydaje się, że w okresie rozkwitu technologii większość firm jest gotowa do digitalizacji. Jednak na drodze do pełnej cyfryzacji procesu stoi kilka przeszkód. Jednym z głównych problemów jest trudność w oszacowaniu ROI. W dalszym ciągu trudno jasno określić dokładny zwrot z inwestycji w liczbach. O ile badania pozwalają na wyliczenie oszczędności czasu, tak kwestia oszacowania inwestycji jest trudna.
Co więcej, firmy mają bardzo wysoko nabudowane oczekiwania względem funkcjonalności systemu zakupowego. Przyzwyczajenie do ogólnodostępnych aplikacji w dużej mierze mobilnych, które są darmowe, dostępne i proste w obsłudze powodują błędne skojarzenia z systemem do obsługi procesów zakupowych. System ten ma wspierać pracę, ułatwiać komunikację, pomagać w realizacji aktywności zakupowych, a nie wykonywać pracę za pracowników.
Podsumowanie
- zacznij digitalizację od mapowania procesów – rozpisz, podziel je i określ osoby odpowiedzialne, następnie określ, które z nich chcesz przenieść do systemu zakupowego
- jedną z najważniejszych korzyści, które daje digitalizacja to kontrola wydatków w organizacji oraz ustrukturyzowanie i transparentność procesów
- najczęstszym problemem związanym z decyzją o wdrożeniu systemu zakupowego jest trudność w oszacowaniu ROI oraz wygórowane oczekiwania
