Źródło: Freepik
Spis treści
OCR i systemy do obiegu faktur podstawowym narzędziem każdego przedsiębiorstwa.
Jeszcze kilka lat temu 80% firm posługiwało się fakturami w wersji papierowej. Kolejnym krokiem w ewolucji były faktury elektroniczne. Następną rewolucją było wprowadzanie faktur do systemów obsługi faktur, a następnie ich elektroniczna weryfikacja, czy też elektroniczny obieg faktur. Dziś programy do obsługi faktur, zajmujące się obsługą workflow faktur czy systemy OCR stały się podstawowymi narzędziami każdego przedsiębiorstwa.
Proces Procure – To – Pay a oszczędności.
Zastosowanie technologii w tym przypadku przynosi bardzo wymierne korzyści, zarówno czasowe, jak i finansowe. Jednak jeszcze większe korzyści odczujemy gdy zautomatyzujemy cały proces finansowo -księgowy, który w wielu źródłach funkcjonuje pod pojęciem Procure – To – Pay (P2P). Proces P2P dla specjalistów jest pojęciem powszechnie znanym. Przypomnijmy tylko, że zawiera w sobie następujące elementy procesu zakupowo – księgowego:
- Stworzenie zapotrzebowania
- Akceptację i zamówienie (lub w szczególnych przypadkach wyszukanie odpowiedniego dostawcy, gdy do zamówienia nie jest przypisany stały dostawca)
- Dostawę
- Obieg i rozliczenie faktury
- Płatność
W tym artykule skupimy się na przedostatnim z etapów procesu P2P, czyli wprowadzeniu faktur kosztowych, weryfikacji dokumentów, skanowaniu faktur za pomocą programu OCR, obiegu faktur i ich akceptacji.
Wiele etapów, jeden cel. Czyli jak zintegrować zakupy firmowe i obieg faktur.
Mimo wielu etapów i zaangażowaniu różnych działów, na różnych etapach procesu, cel jest jeden – rozliczenie finansowe oraz uzyskanie rzetelnego obrazu finansowego przedsiębiorstwa. Podczas realizacji procesów, które angażują wiele stron ważna jest standaryzacja oraz sprawny przepływ informacji. W tym przypadku świetnie sprawdzi się automatyzacja procesów, która nie tylko go ustandaryzuje, ale pozwoli na zintegrowanie procesu z poprzednimi etapami.
Wyobraźmy sobie dwa scenariusze.
Scenariusz nr 1.
Faktury za zamówienia wprowadzane są ręcznie przez kilka osób pracujących w księgowości. Dodatkowo faktury przychodzą niezależnie z różnych działów, a rozliczający nie mają pełnego obrazu skali zakupów w firmie. Okazuje się również, że część faktu nie ma niezbędnych akceptacji, finalnie wracają do zamawiającego, worflow faktur jest zaburzony, a dodatkowo we wprowadzonej ręcznie fakturze pojawiają się błędy. Wynik: chaos, opóźnienia, podwójna praca.
Scenariusz nr 2.
Zapotrzebowanie i zamówienie na dany produkt jest procesowane w systemie, który umożliwia konfigurację odpowiednich akceptacji, tak aby zamówienie nie zostało wysłane do dostawcy bez niezbędnych zgód i przy pełnej transparentności. Dostawa zostaje zrealizowana, a faktura załączona w systemie do zamówienia. Za pomocą programu OCR faktura zostaje zeskanowana w dziale księgowości i wprowadzona do elektronicznego obiegu faktur, gdzie zostaje odpowiednio zaakceptowana. Wszystko odbywa się w zintegrowanym z OCR i systemem obiegu faktur narzędziu. Wynik: oszczędność czasu, ale również pieniędzy, dzięki optymalizacji pracy działu księgowego, przyspieszeniu pracy rozliczeniowej i zniwelowaniu chaosu komunikacyjnego i możliwości wystąpienia błędu.
Jak OCR i automatyzacja obiegu faktur wpłynie na oszczędności w Twojej firmie?
Scenariusz nr 2 jest świetnym przykładem na to jak zautomatyzowanie procesu P2P może wpłynąć na funkcjonowanie firmy. W ostatecznym rozrachunku zmniejsza się koszt obsługi rozliczeń faktur oraz niweluje się opóźnienia w płatnościach.
Jeżeli chcesz policzyć ile dokładnie zaoszczędzisz na automatyzacji procesu wprowadzania i obiegu faktur, skontaktuj się z nami! Nasi eksperci stworzyli kalkulator, na podstawie którego szybko zweryfikują jakie oszczędności możesz wygenerować!
Miłego oszczędzania!
