Dlaczego transparentność to kluczowa cecha prawidłowych procesów zakupowych?

Co i jak warto integrować z systemem zakupowym? 5 najczęstszych integracji!
14 lutego 2018
System zakupowy w małych i średnich firmach. Czy to w ogóle ma sens?
7 marca 2018
Źródło: Freepik

Zacznijmy od próby zdefiniowania czym jest transparentność biznesowa. Wg liderów biznesowych to przede wszystkim otwartość, komunikacja i odpowiedzialność. Eksperci publikujący w Forbes twierdzą, że transparentność może, a nawet powinna, być budowana na wszystkich poziomach biznesu i we wszystkich jego obszarach oraz na każdym etapie budowania firmy (im wcześniej, tym lepiej). A zatem zasada transparentności dotyczy również zakupów. Co więcej, w zakupach obowiązuje nawet bardziej niż w pozostałych zespołach.

Transparentny proces zakupowy zapewnia równy dostęp do wszystkich elementów procesu dla wszystkich jego uczestników oraz dostawców (oczywiście, pomijając dane wrażliwe). Transparentne powinny być: metody zakupowe, zasady procesu zakupowego (np. ścieżka akceptacji), prawne podstawy, kryteria oceny (np. nadawanie wag poszczególnym kryteriom), specyfikacja techniczna, prawa dostawców.

Jakie są realne korzyści z transparentności w zakupach?

  1. Brak duplikowania się zapotrzebowani i zamówień

A więc oczywiste generowanie oszczędności i wzrost efektywności zakupów poprzez np. zakupy grupowe.

  1. Efektywne zarządzanie danymi

Dzięki dostępności do informacji, każdy element procesu zakupowego mmoże być monitorowany,a praca kupców bardziej efektywna.

  1. Planowanie strategiczne

W oparciu o rzetelne dane wynikające z przejrzystego procesu zakupowego, łatwiej jest tworzyć strategię zakupową, która później przekształca się w realne oszczędności.

  1. Brak szumu informacyjnego i chaosu organizacyjnego

Znamy cele kolegów, wiemy jak przebiegają ich procesy, znamy potrzeby biznesu, opieramy to na danych, korzystamy z tego samego narzędzia. Nic więcej nie jest potrzebne do zniwelowania chaosu informacyjnego i organizacyjnego.

  1. Przewidywanie ryzyka

Zintegrowanie procesu w jednym miejscu oraz zniwelowanie luk informacyjnych pozwala na monitorowanie i zarządzanie ryzykiem.

Jak osiągnąć transparentność w zakupach?

Metod jest kilka. Jedna z nich to wdrożenie systemu zakupowego. W zależności od potrzeb firmy, może być to rozbudowany system klasy ERP lub intuicyjna aplikacja SaaS, bądź integracja tych dwóch systemów. Możliwości jest wiele. Warto zadbać o transparentność w Twojej firmie, zanim konkurencja zrobi to lepiej i szybciej.

Nie jesteśmy teoretykami, dlatego NextBuy podąża za trendami i zmienia się dla Was. W ostatnich dniach wprowadziliśmy kilka zmian. Oto najważniejsze z nich:

Procesy akceptacji przygotowywanego zapytania oraz wyboru dostawcy (akceptacji rekomendacji dostawcy).

NextBuy umożliwia tworzenie dowolnych ścieżek akceptacji, uwzględniających akceptacje po kategoriach zakupowych, jednostkach organizacyjnych lub poprzez współpracowników uczestniczących w postępowaniu. Mamy również możliwość konfiguracji kroków manualnych – akceptowanych przez użytkowników jak i automatycznych – akceptowanych przez system na podstawie wartości pól np. budżetu zapytania czy wartości wybranych ofert. Istnieje też opcja ponownego uruchomienia procesu akceptacji przy zachowaniu pełnej historii akceptacji wcześniej odrzuconych procesów.

Rozbudowaliśmy funkcjonalności kryteriów oceny ofert. Od dziś mamy:

  • Możliwość nadawania wag dla poszczególnych kryteriów
  • Możliwość określenia osób, którzy będą oceniać oferty w poszczególnych kryteriach (każde kryterium może być oceniane przez różnych użytkowników)
  • Automatyczną kalkulację punktów dla ofert wraz z zestawieniem dla Kupca wyników cząstkowych oceny ofert

A dodatkowo:

  • Odświeżyliśmy eksport porównania ofert do MS Excel
  • Dodaliśmy informacje o wartości netto/brutto w zapotrzebowaniu i zamówieniu.
  • Umożliwiliśmy uczestnictwo zaproszonych dostawców w aukcji bez konieczności rejestracji i logowania.

Nie spoczęliśmy na laurach i ciężko pracujemy dalej!

Jeśli chcesz zobaczyć w jaki sposób NextBuy może Ci pomóc, umów demo z jednym z naszych ekspertów.


Autor

Katarzyna Nitychoruk-Brzeska
Katarzyna Nitychoruk-Brzeska    
Zajmuje się rozwojem biznesu w firmach technologicznych, w szczególności na rynkach zagranicznych. Od kilku lat wspiera przedsiębiorstwa marketingowo oraz sprzedażowo. Od niedawna odpowiedzialna w NextBuy za strategię marketingowo-sprzedażową oraz rozwój firmy na europejskich rynkach.
ZOBACZ DEMO