Źródło: Freepik
W biznesie liczą się cztery cechy: płynność, elastyczność, przewidywalność i transparentność. Tych cech oczekują również liderzy biznesowi wybierając systemy wspomagające pracę działów. Każdy system, czy to do obsługi działu HR, system księgowy, czy wspomagający pracę zespołów sprzedażowych powinien:
- być na tyle elastyczny, aby odpowiadać na potrzeby firm, które nie zawsze funkcjonują w standardowy sposób
- zapewniać bezproblemowy przepływ danych
- ich transparentność
- oraz możliwość analizy
Odpowiedzią na te potrzeby, oprócz samego systemu, będą również integracje, które dany system przewiduje lub umożliwia. Według światowej ankiety Deloitte przeprowadzonej w 2017 roku wśród szefów zespołów zakupowych, 42% CPO uważa, że brak integracji systemowych to poważna bariera w efektywnej cyfryzacji zakupów. Właściwie powinniśmy zaznaczyć, że nie chodzi tu o integrację systemów jako takich, a integrację samych danych, bo tak naprawdę nieważne jest jaki system integrujemy z jakim innym systemem, a jaki obszar danych.
Żródło: The Deloitte Global CPO Survey 2017
Najczęściej słyszane od klientów pytania to: „Czy integrowaliście się z SAP?”, lub „Czy integrowaliście się ze iScala?”
Dobrze postawione pytanie powinno brzmieć:
„Czy system mam możliwość zintegrowania danych x z danymi y?”
Wówczas mamy jasność czy nasze wymagania zostaną spełnione.
Postanowiliśmy wykorzystać nasze doświadczenie we współpracy z wieloma klientami i przedstawić 5 najczęściej wdrażanych integracji z systemami zakupowymi.
- Integracje zamówień z systemami klasy ERP
Poprzez tę integrację mamy na myśli eksport zamówień z systemu zakupowego do ERP (np. SAP). To czego najczęściej oczekują nasi klienci to eksport danych o dostawcy oraz o zamówieniu.
- Integracja bazy dostawców z systemem wywiadowni gospodarczej, np. D&B lub Ecovadis
Cześć z naszych klientów sprawdza wiarygodność dostawcy w kilku źródłach. Zależy im, aby w jednym miejscu mieć dostęp do najświeższych informacji na temat dostawców, tak aby móc na podstawie danych zarządzać nimi w systemie zakupowym.
- Integracje z zewnętrznymi katalogami dostawców tzw. Interfejsy Punch-Out
Celem takiej integracji jest pobranie produktów z katalogu dostawcy do zapotrzebowania (i przejście wewnętrznego procesu akceptacji), monitorowanie wszystkich wydatków w systemie zakupowym (a nie w systemie u dostawcy) oraz finalnie integracja dodatkowa, czyli eksport zaakceptowanego zamówienia do dostawcy (automatyczny email lub interfejs do systemu dostawcy).
- Integracja z Active Directory (wewnętrznym systemem do autoryzacji użytkowników). Celem jest ułatwienie procesu logowania. Po takiej integracji system sam rozpozna użytkownika.
- Integracja struktury organizacyjnej firmy, czyli interfejs umożliwiający automatyczną aktualizację struktury organizacyjnej i uprawnień użytkowników.
Integracje systemów stały się spoiwem, który cementuje ogólną strategię biznesową opartą w większości dojrzałych organizacji na analizie danych (więcej o roli big data w biznesie i w zakupach pisaliśmy w artykule: Big Data w zakupach – rewolucja czy ewolucja). Dla pracowników integracje są mostem do lepszej dostępności do wszystkich danych, a co za tym idzie efektywnym wykorzystaniu analiz. Należy pamiętać, że system zakupowy jest ważny, a wręcz kluczowy, ale nie stanowi centralnego ośrodka sterowania biznesem, a jest jego elementem. Aby funkcjonował spójnie z pozostałymi elementami (np. z systemem HR, finansowym) należy zdefiniować przede wszystkim punkty styków. Wówczas wdrożenie systemu wraz z integracjami realnie wesprze funkcjonowanie organizacji.
Życzymy powodzenia!
P.S. NextBuy obsługuje wszystkie wymienione integracje, dzięki czemu wspomaga sprawną cyfryzację.
Jeśli chcesz zobaczyć w jaki sposób NextBuy może Ci pomóc, umów demo z jednym z naszych ekspertów.
