Co i jak warto integrować z systemem zakupowym? 5 najczęstszych integracji!

Jak mierzyć efektywność w działach zakupów i nie bać się KPI.
7 lutego 2018
Dlaczego transparentność to kluczowa cecha prawidłowych procesów zakupowych?
20 lutego 2018
Źródło: Freepik

W biznesie liczą się cztery cechy: płynność, elastyczność, przewidywalność i transparentność. Tych cech oczekują również liderzy biznesowi wybierając systemy wspomagające pracę działów. Każdy system, czy to do obsługi działu HR, system księgowy, czy wspomagający pracę zespołów sprzedażowych powinien:

  • być na tyle elastyczny, aby odpowiadać na potrzeby firm, które nie zawsze funkcjonują w standardowy sposób
  • zapewniać bezproblemowy przepływ danych
  • ich transparentność
  • oraz możliwość analizy

Odpowiedzią na te potrzeby, oprócz samego systemu, będą również integracje, które dany system przewiduje lub umożliwia. Według światowej ankiety Deloitte przeprowadzonej w 2017 roku wśród szefów zespołów zakupowych, 42% CPO uważa, że brak integracji systemowych to poważna bariera w efektywnej cyfryzacji zakupów. Właściwie powinniśmy zaznaczyć, że nie chodzi tu o integrację systemów jako takich, a integrację samych danych, bo tak naprawdę nieważne jest jaki system integrujemy z jakim innym systemem, a jaki obszar danych.

Żródło: The Deloitte Global CPO Survey 2017

Najczęściej słyszane od klientów pytania to: „Czy integrowaliście się z SAP?”, lub „Czy integrowaliście się ze iScala?”

Dobrze postawione pytanie powinno brzmieć:

„Czy system mam możliwość zintegrowania danych x z danymi y?”

Wówczas mamy jasność czy nasze wymagania zostaną spełnione.

Postanowiliśmy wykorzystać nasze doświadczenie we współpracy z wieloma klientami i przedstawić 5 najczęściej wdrażanych integracji z systemami zakupowymi.

 

  1. Integracje zamówień z systemami klasy ERP

Poprzez tę integrację mamy na myśli eksport zamówień z systemu zakupowego do ERP (np. SAP). To czego najczęściej oczekują nasi klienci to eksport danych o dostawcy  oraz o zamówieniu.

  1. Integracja bazy dostawców z systemem wywiadowni gospodarczej, np. D&B lub Ecovadis

Cześć z naszych klientów sprawdza wiarygodność dostawcy w kilku źródłach. Zależy im, aby w jednym miejscu mieć dostęp do najświeższych informacji na temat dostawców, tak aby móc na podstawie danych zarządzać nimi w systemie zakupowym.

  1. Integracje z zewnętrznymi katalogami dostawców tzw. Interfejsy Punch-Out

Celem takiej integracji jest pobranie produktów z katalogu dostawcy do zapotrzebowania (i przejście wewnętrznego procesu akceptacji), monitorowanie wszystkich wydatków w systemie zakupowym (a nie w systemie u dostawcy) oraz finalnie integracja dodatkowa, czyli  eksport zaakceptowanego zamówienia do dostawcy (automatyczny email lub interfejs do systemu dostawcy).

  1. Integracja z Active Directory (wewnętrznym systemem do autoryzacji użytkowników).  Celem jest ułatwienie procesu logowania. Po takiej integracji system sam rozpozna użytkownika.
  2. Integracja struktury organizacyjnej firmy, czyli interfejs umożliwiający automatyczną aktualizację struktury organizacyjnej i uprawnień użytkowników.

Integracje systemów stały się spoiwem, który cementuje ogólną strategię biznesową opartą w większości dojrzałych organizacji na analizie danych (więcej o roli big data w biznesie  i w zakupach pisaliśmy w artykule: Big Data w zakupach – rewolucja czy ewolucja). Dla pracowników integracje są mostem do lepszej dostępności do wszystkich danych, a co za tym idzie efektywnym wykorzystaniu analiz. Należy pamiętać, że system zakupowy jest ważny, a wręcz kluczowy, ale nie stanowi centralnego ośrodka sterowania biznesem, a jest jego elementem. Aby funkcjonował spójnie z pozostałymi elementami (np. z systemem HR, finansowym) należy zdefiniować przede wszystkim punkty styków. Wówczas wdrożenie systemu wraz z integracjami realnie wesprze funkcjonowanie organizacji.

Życzymy powodzenia!

P.S. NextBuy obsługuje wszystkie wymienione integracje, dzięki czemu wspomaga sprawną cyfryzację.

Jeśli chcesz zobaczyć w jaki sposób NextBuy może Ci pomóc, umów demo z jednym z naszych ekspertów.


Autor

Katarzyna Nitychoruk-Brzeska
Katarzyna Nitychoruk-Brzeska    
Zajmuje się rozwojem biznesu w firmach technologicznych, w szczególności na rynkach zagranicznych. Od kilku lat wspiera przedsiębiorstwa marketingowo oraz sprzedażowo. Od niedawna odpowiedzialna w NextBuy za strategię marketingowo-sprzedażową oraz rozwój firmy na europejskich rynkach.
ZOBACZ DEMO