Jak mierzyć efektywność w działach zakupów i nie bać się KPI.

Śniadanie Biznesowe NextBuy! Weź bezpłatny udział i wymień się doświadczeniem z ekspertami zakupowymi z innych firm!
31 stycznia 2018
Co i jak warto integrować z systemem zakupowym? 5 najczęstszych integracji!
14 lutego 2018

Dziś każda dojrzała i dobrze funkcjonująca organizacja opiera swoją strategię na wyznaczeniu i rozliczeniu KPI (Key Performance Indicators), czyli kluczowych wskaźników efektywności. Oczywiście, każda firma może wyznaczyć i mierzyć wskaźniki w inny sposób, natomiast cel jest zawsze jeden: spójność ze strategią biznesową całej firmy. I nie trzeba się ich obawiać, bo to dzięki KPI praca może stać się przede wszystkim bardziej efektywna. Warto wiedzieć, że KPI powinny również posiadać kilka cech uniwersalnych, takich jak:

  • szczegółowość – precyzyjnie określamy, co będzie mierzone
  • mierzalność – czy wskaźnik może być mierzony w sposób obiektywny
  • osiągalny – oczywiście, możemy wyznaczyć bardzo ambitne KPI, ale należy wziąć pod uwagę możliwości zaplecza, narzędzi, zasoby ludzkie oraz po prostu rzeczywistość
  • istotny – czyli spójny ze strategią biznesową całej firmy, będący elementem celów strategicznych
  • ograniczony w czasie – wpływający na podjęcie decyzji w danym roku/kwartale, możliwy do monitorowania

Dodatkowo, część organizacji przyjmuje metodę kaskadowania celów, która polega na określeniu głównego celu firmy, a następnie kaskadowaniu poszczególnych celów na działy, następnie na konkretne zespoły, czy osoby. Wówczas wszyscy pracownicy mają poczucie pracy dla jednego wspólnego celu.

Ale wracając do naszych ulubionych zakupów, wyobraźmy sobie następująca sytuację (case study zaczerpnięte z publikacji KPMG):

Firma ABC podjęła decyzję o przeprowadzeniu zmian w obszarze zakupów. Celem ogólnym było przejście z podejścia czysto administracyjnego zarządzaniem procesem do generowania wartości dodanej dla organizacji i włączenia zakupów do mapy strategicznych gałęzi organizacji. Po przyjrzeniu się obecnej sytuacji zdefiniowano kilka obszarów do potencjalnych usprawnień:

  • brak ustrukturyzowanego podejścia do zarządzania relacjami z dostawcami
  • nieefektywności procesowe w ramach agregacji zapotrzebowań i składania zamówień, niewystarczająca standaryzacja i automatyzacja procesów;
  • podwyższona rotacja pracowników obszaru zakupów.

Stworzono mapę KPI, uwzględniając nie tylko efektywność kosztową, ale również efektywność całego zespołu, procesu oraz ocenę dostawców.

Przedstawiamy 3 rodzaje obszarów mierzenia efektywności w działach zakupów.

KOSZTY

Chcąc pracować nad efektywnością dotyczącą generowania oszczędności przez działy zakupów, należy skupić się na zwiększeniu poziomu standaryzacji składanych zamówień, wprowadzenie e-katalogów, realizowanie zamówień za pośrednictwem narzędzia informatycznego (np. takiego jak NextBuy). Oczywiście podstawowym miernikiem będą tu wygenerowane koszty, ale ważna będzie również liczba przeprowadzonych przetargów, czas negocjacji, wysłanych zapytań, czy zebranych zapotrzebowań.

PROCES

KPI, które odzwierciedlają jakość procesów zarządzania dostawcami umożliwiają zidentyfikowanie wąskich gardeł i rozpoczęcie np. standaryzacji umów, czy wdrożenie szablonów postępowania. Warto zerknąć na takie mierniki jak: procentowy podział obrotów dla top 5 dostawców, średnia wartość zamówień per dostawca itp.

ZESPÓŁ

Wskaźnik zaangażowania zespołu może okazać się kluczowy w osiąganiu celu, który zakłada zapewnienie wysokiej jakości dostawy i usługi, w związku z czym należy koncentrować się na współpracy z rzetelnymi partnerami biznesowymi i zarządzaniu dostawcą. Istotną miarą może okazać się tutaj wartość zakupów przypadająca na etat w jednostce zakupowej. Przydatne będzie taka analiza jak: średnie obroty kupców, czy średnia wartość zamówień per kupiec.

 

Każda organizacja przyjmuje inne metody i narzędzia mierzenia efektywności. Jedni używają do tego celu plików Excel, inni dedykowanych platform do mierzenia efektywności, a jeszcze inni decydują się na integrację procesu zakupowego oraz mierników efektywności i ich analizy w jednym spójnym narzędziu, takim jak NextBuy. Rozbudowany moduł analiz pozwala na bieżące monitorowanie efektywności, wyciągnie raportów oraz porównywanie wyników z założeniami.

Mamy nadzieję, że zainspirowaliśmy Was do rozsądnego wyznaczania i mierzenia KPI. Więcej o KPI w kolejnych artykułach!

Jeśli chcesz zobaczyć w jaki sposób NextBuy może Ci pomóc, umów demo z jednym z naszych ekspertów.

Autor

Katarzyna Nitychoruk-Brzeska
Katarzyna Nitychoruk-Brzeska    
Zajmuje się rozwojem biznesu w firmach technologicznych, w szczególności na rynkach zagranicznych. Od kilku lat wspiera przedsiębiorstwa marketingowo oraz sprzedażowo. Od niedawna odpowiedzialna w NextBuy za strategię marketingowo-sprzedażową oraz rozwój firmy na europejskich rynkach.
ZOBACZ DEMO