Ale przejdźmy do konkretów. Po co właściwie małym i średnim firmom systemy zakupowe skoro wszystko można umieścić w plikach, wysłać emailem lub po prostu zadzwonić?
Oto 5 powodów, dla których e-procurement ma sens w SME (małych i średnich firmach).
-
Transparentność.
Jednym z największych problemów firm z grupy SME jest dynamiczny przyrost w krótkim czasie. W ciągu kilku lat firmy rosną z 5 osób (z reguły założycieli) do 50, czy 100. Wówczas komplikuje się kwestia zachowania transparentności procesów zakupowych, bo o ile pliki i maile są wystarczające przy 10 osobach (choć nie zawsze, wszystko zależy od rodzaju działalności), to przy 50 lub więcej osobach z różnymi potrzebami zakupowymi przepływ informacji może być utrudniony (szczególnie jeżeli pracują z różnych biur/miejsc).
-
Niewielkie zasoby ludzkie
Małe i średnie firmy w pierwszych latach swojej działalności skupiają się przede wszystkich na generowaniu zysków poprzez sprzedaż i rozwój biznesu, mniej na operacyjnym wsparciu. Dojrzałe organizacje z grupy SME również nie tworzą rozbudowanych zespołów zakupowych. A doba ma tylko 24 godziny. Dlatego aplikacje zakupowe świetnie wspierają pracę zakupów w SME automatyzując procesy operacyjne, dostarczając szablony, czy gotowe raporty. Świetnym przykładem na tle europejskim jest np. Finlandia, czy Hiszpania, gdzie w małych i średnich firmach outsourcuje się większość procesów (przede wszystkim IT, ale również zakupy) poprzez wsparcie pracowników odpowiednimi systemami (raport EY).
-
Dostęp do dostawców
Różnorodność dostawców i regularne weryfikowanie rynku to klucz do oszczędności. Dzięki aplikacjom zakupowym z gotową i sprawdzoną bazą, małe i średnie firmy mogą dowolnie kontaktować się i sprawdzać nowych dostawców. Podczas gdy duże firmy mają w tej kwestii mniejszą elastyczność, w małych i średnich firmach taka forma świetnie się sprawdzi.
-
Analiza wydatków
To kolejny proces, który można przede wszystkich zautomatyzować dzięki systemowi zakupowemu z modułem raportów, a w efekcie uzyskać rzetelne dane, na podstawie których decyduje się o strategii firmy. Takie dane są kluczowe w przypadku SME, gdzie każdy koszt będzie miał znaczenie.
-
Usprawnienie komunikacji
Hasło modne i powtarzane na wszystkich biznesowych konferencjach. Ale tak naprawdę ważne w każdym biznesie. Wydaje się, że w małych i średnich firmach nie ma problemu z komunikacją, bo tak naprawdę każdy zna się z każdym, każdy może podejść do każdego, a w najgorszym przypadku napisać wiadomość mailową. Nic bardziej mylnego. Patrz punkt 1. Komunikacja i sprawny przepływ informacji jest kluczowy w zachowaniu transparentności procesów zakupowych i w realizowaniu wspólnej strategii firmy.
Każda mała lub średnia firma jest inna, wiele zależy od branży, ale każda potrzebuje sprawdzonych dostawców, jasnych procesów, automatyzacji tego, co da się zautomatyzować i… oszczędności. Świetnym przykładem wykorzystywania systemu zakupowego w średniej firmie jest firma SDA, której case study możecie przeczytać TUTAJ i która jest jednym z zadowolonych klientów NextBuy.
