Do niedawna automatyzacja procesów wydawała się modelem jutra. Dziś to globalny trend, który powoli staje się standardem, także w polskich przedsiębiorstwach. Dla działów zakupów narzędzia typu e-procurement stanowią szansę, by generować wartość dodaną w organizacji. Ale co jest kluczem do sukcesu w tym procesie?
Z TEGO ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ:
– jakie zagrożenia i korzyści płyną z automatyzacji procesów zakupowych,
– co stoi na przeszkodzie we wdrażaniu innowacji,
– jaką drogę transformacji wybrać.
Automatyzacja. Trudno o nurt, wokół którego narosłoby więcej mitów. Sztuczna inteligencja, roboty przemysłowe, algorytmy przyszłości, które zastępują w obowiązkach ludzi. Wszystko to brzmi jakby wzięte z filmów science fiction. Tymczasem robotyzacja i automatyzacja procesów biznesowych to elementy rzeczywistości rynkowej. Dlatego tak ważne jest budowanie świadomego, praktycznego podejścia do implementacji własnych programów automatyzacji, nawet w niewielkim zakresie.
Aby przygotować odpowiednie zaplecze w firmie, warto wymienić najczęstsze przeszkody, stojące na drodze automatyzacji oraz jej narzędziom:
duże rozproszenie procesów
niewiedza, jakich efektów oczekiwać
brak odpowiedniej kultury organizacyjnej
brak wiedzy o pozytywnych przykładach
zbyt mały budżet na innowacje
brak rozeznania w dostępnych na rynku rozwiązaniach
Czy w Twojej organizacji występują podobne problemy? Pozwól, że je rozwiejemy.
Przede wszystkim pamiętaj, że automatyzacja to jedynie droga, a nie cel. Rozwój jednostek zakupowych ma bowiem odpowiadać na zmieniające się priorytety i wyzwania przedsiębiorstwa. W firmach dopiero rozpoczynających swoją podróż do zaawansowanej automatyzacji często inicjują ją np. działy finansowe czy specjaliści ds. marketingu, ponieważ instalują na swoich komputerach narzędzia, które nie wymagają angażowania działu IT. Podobnie wygląda to w przypadku nowoczesnych rozwiązań dla działów zakupów.
Systemy klasy e-procurement, takie jak NextBuy, dostępne są z poziomu przeglądarek internetowych, a na etapie wdrożenia, jak i po nim, organizacja może liczyć na specjalistyczne wsparcie. Prostota obsługi to jednak nie jedyne korzyści, jakie płyną z narzędzi do automatyzacji procesów zakupowych. Znacznie bardziej istotny jest zwrot z inwestycji. Tego typu technologie informatyczne pozwalają redukować koszty, zwykle o kilkanaście, a czasem kilkadziesiąt procent. Platformy zakupowe sprzyjają również generowaniu oszczędności procesowych chociażby dzięki temu, że umożliwiają pracownikom skupienie się na bardziej priorytetowych zadaniach. Przyspieszeniu ulegają także ścieżki akceptacji.
Jeśli nadal nie jesteś przekonany do automatyzacji procesów zakupowych, sprawdź, co jeszcze zyskujesz Ty i Twoja organizacja:
płynna komunikacja z dostawcami, niemal z każdego miejsca i o każdym czasie
łatwiejsza kontrola i zarządzanie łańcuchem dostaw, co jest szczególnie istotne w świetle coraz krótszych okresów życia produktów oraz liczby ich wariantów
usprawnienie oraz transparentność obecnych procesów i standardów.
Pozostaje już tylko pytanie, w jaki sposób przeprowadzić proces automatyzacji procurementu w firmie i śmiałym krokiem wejść w erę Zakupów 4.0. Skorzystaj z kilku naszych porad:
Zacznij powoli – od mniej skomplikowanych procesów. W międzyczasie możesz wypracować więcej entuzjazmu dla przyjęcia automatyzacji w swoim zespole.
Naprawiaj, nim zaczniesz automatyzować, jeśli sam proces jest wadliwy.
Weryfikuj, które procesy mogą zostać zautomatyzowane, a które powinny być wykonywane przez ludzi.
Oceniaj efekty automatyzacji. Dzięki temu możesz optymalizować wydajność.
