Spis treści
Jak organizacja pracy wpływa na jej jakość?
Problemy administracyjne i organizacyjne dotyczą każdego działu. Mogą to być zarówno kwestie organizacji pracy, piętrzących się formalności, papierkowej roboty, która z łatwością może być zastąpiona systemami, komunikacji, czy po prostu niewystarczających zasobów ludzkich lub technicznych.
70% szefów zakupów, z którymi współpracuje NextBuy, twierdzi, że efektywność działu zakupów jest niższa ze względu na utrudnienia administracyjne i operacyjne, przez które kupcy muszą przejść. A jednym z głównych wyzwań dzisiejszego procurementu jest nie tylko organizacja i rozwój działu zakupów, ale także usprawnienie organizacji pracy kupców. Nie jest to jednak proste ze względu na skomplikowane procesy, którymi zajmuje się dział zakupów, liczbę obsługiwanych spraw i komunikację z różnymi stronami w sprawach. Skonsultowaliśmy się z kilkoma działami zakupów firm, które współpracują z naszym zespołem i udało nam się wyróżnić 3 kluczowe zasady, których należy się trzymać, żeby chaos organizacyjny był jak najmniej odczuwalny.
ROZMAWIAJ
To, o czym mówimy w niemal każdym artykule okazuje się podstawą każdej zorganizowanej jednostki czy struktury. Bez komunikacji chaos informacyjny wkradnie się bez wątpienia. W przypadku działu zakupów w przedsiębiorstwie mówimy tu o: komunikacji z dostawcami, biznesem, partnerami zewnętrznymi, ale też między pracownikami działu zakupów. Z założenia idealny dział zakupów pracuje na wspólny cel biznesowy, a najważniejsze jest, żeby praca w dziale zakupów była na tyle zwinna i dobrze zorganizowana, aby niespodziewane zmiany nie zachwiały jej stabilnością.
KATEGORYZUJ
Dublowanie się plików, wzorów, bałagan w folderach. Tak najczęściej wygląda rzeczywistość. Warto poświęcić chwilę na skategoryzowanie rzeczy, które są do skategoryzowania (np. rodzaje umów), tak aby później mieć do nich łatwy dostęp i móc korzystać z gotowych już zasobów.
DOSTOSOWUJ
Nie rzeczywistość do procesów, ale procesy do rzeczywistości. Korzystaj z dostępnych możliwości technologicznych w taki sposób, żeby pomogły istniejącym już procedurom i usprawniły je, a nie odwrotnie.
NextBuy, idąc tym tropem, wprowadził kolejne zmiany w systemie. Tym razem skupiliśmy się na usprawnieniu organizacji w dziale zakupów, tak, aby system ułatwiał jego codzienną, operacyjną pracę i pozwalał na skupienie się na aspekcie zakupów firmowych, czyli strategicznych.
1. Obsługa zastępstw. Nieobecność w pracy nie jest już problemem. Funkcja zastępstwa pozwalana na zaplanowanie nieobecności i wskazania osoby, która w czasie nieobecności będzie miała dostęp do procesów zakupowych.
2. Dodanie możliwość wprowadzania cen produktów w zależności od ilości zamawianych produktów.
3. Typy umów. Od dziś mamy możliwość zdefiniowania różnych typów umów np. aneks do umowa, umowa ramowa, umowa o zachowaniu poufności. Typu umów są tworzenie zgodnie z potrzebą danej organizacji.
