Spis treści
Czy komunikacja z dostawcami jest ważna?
W zakupach firmowych komunikacja i współpraca z dostawcami odgrywa kluczową rolę. Według najnowszego badania Deloitte 23% szefów działów zakupów skupia się przede wszystkim na poprawie komunikacji z dostawcami. Jeszcze kilka lat temu opierała się ona na licznych spotkaniach, wzajemnym zapraszaniu się do siedzib firm i długich rozmowach. Dziś relacje przybrały nieco bardziej cyfrowy wymiar, ale nadal pozostają kluczowe. Jasny i precyzyjny przekaz informacji dotyczących danego procesu przetargowego jest ważny zarówno po stronie zespołu zakupowego (kluczowe jest dokładne określenie wymagań) oraz po stronie dostawcy, który powinien przejrzyście opisać swoją ofertę odnosząc się do wymagań kupców.
Niestety, nie zawsze wszystko wydaje się od razu jednoznaczne, szczególnie przy bardziej złożonych procesach, choć i te prostsze mogą powodować szum komunikacyjny. Z naszego doświadczenia wynika, że 70% zapytań wymaga doprecyzowania, a wysyłający je kupcy pozostawiają przestrzeń na zadawanie pytań, które bardzo często powodują zamieszanie organizacyjne.
Jak usprawnić współpracę z dostawcami i proces zadawania pytań?
W zdecydowanej większości firm proces ten odbywa się za pomocą formularzy Excel wysyłanych mailowo do dostawców, którzy mogą zadawać pytania w określonym w wiadomości terminie. Następnie pytania zbierane są ręcznie w zbiorczym pliku, kupcy udzielają odpowiedzi i ponownie przesyłają plik do dostawców. Prawdopodobnie część z dostawców przeoczy termin zdawania pytań, co spowoduje, że ich oferty nie będą do końca odpowiadać wymaganiom zawartym w zapytaniu. A to zmniejsza szanse dostawców na pozyskanie kontraktu, a kupców na otrzymanie najlepszej oferty.
Zespół NextBuy, biorąc pod uwagę feedback otrzymany od klientów, postanowił usprawnić proces komunikacji z dostawcą i już dziś w systemie dostępne są następujące funkcje:
Ograniczenie czasu na zadawanie pytań przez dostawców
Dostawcy otrzymają automatyczne mailowe powiadomienie o zbliżającym się terminie zadawania pytań dotyczących procesu zakupowego. Korzyści: zespół zakupowy nie musi pilnować i przesyłać przypomnienia ręcznie, a dostawcy mogą być pewni, że nie przeoczą terminu na zadawanie pytań.
Eksport pytań do pliku Excel
Wszystkie przesłane w systemie pytania są eksportowane automatycznie do jednego zbiorczego pliku poprzez jedno kliknięcie. Teraz wystarczy tylko przygotować odpowiedzi i opublikować w systemie. Każdy z dostawców będzie miał do nich dostęp. Korzyści: analiza pytań i publikowanie odpowiedzi odbywają się w jednym automatycznie wygenerowanym pliku, bez potrzeby otrzymywania od każdego dostawcy oddzielnego pliku i scalania pytań w jedną formę.
Dziś proces zadawania pytań wygląda w następujący sposób i może zdecydowanie usprawnić i skrócić czas oczekiwania na rzetelną i zgodną z wymaganiami ofertę.
