Co jest nie tak z macierzą Kraljica?

Macierz Kraljica – co jest nie tak?

O macierzy Kraljica świat usłyszał w 1983 roku od samego Kraljica i od razu oszalał nazywając ją przełomem w świecie zakupów. Do dziś macierz Kraljica uważana jest za podstawowe narzędzie kategoryzacji wydatków w organizacjach. Niestety narzędzie to nie zawsze się sprawdza. Co jest nie tak z macierzą Kraljica?

Z samą macierzą wszystko jest właściwie OK. Macierz Kraljica to tylko narzędzie jak każde inne. Problem leży po stronie niewłaściwego jej wykorzystania.

Ale zacznijmy od początku i dla tych, którzy o macierzy Kraljica słyszą po raz pierwszy, skrócony wstęp teoretyczny.

Co to jest macierz Kraljica?

 Dr Peter Kraljic  zaproponował swój sposób na podział kategorii (produktów/dostawców) zakupowych wg kryteriów wartości wydatków oraz ryzyka dostaw. Wynik przedstawiony został w postaci macierzy (Źródło: Peter Kraljic, HBR):

Jak macierz podzieliła kategorie zakupowe?

I tak otrzymujemy podział kategorii/produktów zakupowych na:

• Produkty strategiczne, gdzie z dostawcami powinniśmy rozwijać relacje partnerskie. Nawiązujmy z nimi długoterminowe kontrakty, ale również stale ich oceniajmy i mierzmy ich efektywność, tak by zabezpieczyć ryzyka wynikające z tej współpracy. Jak to robić efektywnie? Tu pomogą systemy SRM takie jak NextBuy.
• Produkty Dźwignie, gdzie powinniśmy wykorzystać nasze wszystkie możliwości zakupowe by osiągnąć najlepsze wyniki w negocjacjach. W tym przypadku pomocne mogą być eAukcje (aukcje zakupowe lub sprzedażowe dla B2B), z których w pełni możesz korzystać w NextBuy (więcej o eAukcjach dostępnych w NextBuy znajdziecie TUTAJ) .
• Wąskie Gardła, gdzie powinniśmy skupić się na zagwarantowaniu dostaw. Zauważ, że kategorie produktów trafiające do tej ćwiartki są zwykle niewielkiej wartości, ale bardzo istotne dla poprawnego działania firmy, dlatego skup się na zabezpieczeniu dostaw, a nie negocjacjach ceny.
• Produkty standardowe, gdzie skupiamy się na automatyzacji procesu (P2P). W przypadku kategorii z tej ćwiartki proces zgłaszania, akceptacji i realizacji zamówień jest zwykle dużo droższy niż sama wartość zakupów. Dlatego automatyzuj proces. Możesz to zrobić np. z NextBuy (o automatyzacji pisaliśmy w jednym z naszych artykułów.

Macierz Kraljica świetnie sprawdza się podczas budowania strategii dla poszczególnych kategorii. Pozwala spojrzeć globalnie na wszystkie wydatki w organizacji i pogrupować je, przy okazji otrzymując „gotową” receptę na to, jak zarządzać kategorią w określonej grupie.

Dlaczego jedne firmy potrafią z powodzeniem wykorzystywać mądrość płynącą z macierzy Kraljica, a inne, mimo jej stosowania, nie osiągają żadnego istotnego zysku (zysk rozumiany na różny sposób np. niższa cena, zabezpieczenie dostaw, przyspieszenie procesu, automatyzacja itd.)?

Co sprawia, że Macierz Kraljica często nie przynosi zakładanych efektów?

Wg mojej oceny są dwa główne czynniki, które sprawią, że macierz Kraljica przyniesie wartość albo nie przyniesie żadnej:

1. Niepoprawny podział kategorii w macierzy

Wyobraźcie sobie przypadek, gdzie ponad 80% kategorii zakupowych w przedsiębiorstwie zostało sklasyfikowanych jako kategorie/produkty strategiczne. Bo prawie wszystkie produkty są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy. Taki scenariusz w praktyce zakłada ogromne obciążenie po stronie Zakupów (czyli dodatkowe koszty osobowe, albo pracę po godzinach), brak wykorzystania potencjałów płynących z innych ćwiartek i ograniczenie naszych możliwości negocjacyjnych.

Kategorie strategiczne to takie, które są niezbędne do zapewnienia ciągłości działania firmy, np. dla firmy produkcyjnej to produkty produkcyjne, bez których produkcja przestaje pracować (wyobraźcie sobie, że linia produkcyjna jest zatrzymana na godzinę, dwie albo cały dzień?). Dla Banku może to być serwerownia, na której znajduje się system bankowy, ale flota samochodowa już raczej nie, która z kolei może być strategiczna dla firmy transportowej.

Dobra organizacja zakupowa dąży do minimalizacji kategorii strategicznych, poprzez szukanie możliwych alternatyw na rynku i minimalizację ryzyka. Dzięki temu produkt strategiczny może być zakwalifikowany na Produkt Dźwignię a nawet Produkt standardowy.

2. Brak spojrzenia na kategorię z perspektywy dostawcy („siła” firmy vs „siła” dostawcy)

Drugi powód jest jeszcze bardziej istotny i powoduje, że nawet najlepszy plan dla kategorii może nie wypalić.

Zakupy to stała interakcja firmy i dostawcy. Nawet jeśli odpowiednio skategoryzujemy nasze produkty na macierzy Kraljica trzeba sobie zadać pytanie:

Jakim Klientem jesteśmy dla naszego Dostawcy?

Robert Monczka w swojej publikacji Purchasing And Supply Chain Management proponuje następującą segmentację Klientów okiem Dostawcy:

1. Klient Kluczowy – w niego inwestujemy i na nim się skupiamy,
2. Klient Rozwojowy – ma perspektywę by stać się Kluczowym, warto poświęcić mu dużo uwagi i rozszerzyć współpracę,
3. Klient do Eksploatacji – brak planów na rozszerzenie współpracy, podnosimy ceny i czekamy aż sam zrezygnuje (lub jeśli nie to na nim dobrze zarobimy),
4. Klient nieistotny – brak inwestycji w Klienta, Klient drugiej kategorii

Wniosek:

I teraz najważniejsza sprawa, czyli zestawienie perspektywy Kupca i perspektywy Dostawcy.

Wnioski przestawione zostały na poniższej grafice (Źródło: Purchasing and Supply Chain Management. R. Monczka):

Podsumowanie:

1. Macierz Kraljica to bardzo dobre narzędzie pozwalające na holistyczne spojrzenie na zakupy i klasyfikację produktów/kategorii, co jest podstawą do budowania strategii dla Kategorii
2. Macierz Kraljica zadziała, jeśli będziemy pamiętać, że Zakupy to nie tylko perspektywa Kupca. To również perspektywa Dostawcy, którą należy uwzględnić przy tworzeniu strategii dla Kategorii.
3. Stosowanie Macierzy Kraljica nie oznacza, że musimy wszystko robić ręcznie. System zakupowy NextBuy dostarcza funkcje, które możesz dopasować do strategii przyjętych dla poszczególnych ćwiartek macierzy Kraljica.

Jeśli chcesz zobaczyć w jaki sposób NextBuy może Ci pomóc, umów demo z jednym z naszych ekspertów.