7 kroków do udanego wdrożenia systemu zakupowego

… i nie tylko, bo tak właściwie powinien brzmieć tytuł tego miniporadnika. Wdrożenie każdego systemu informatycznego oznacza dużą zmianę w przedsiębiorstwie. Często to nie decyzja o zakupie oprogramowania biznesowego stanowi największą bolączkę firm, lecz jego implementacja. Co zrobić, by w tym procesie nie czekały na nas przykre niespodzianki?

Korzystając z własnego doświadczenia wdrożeniowego oraz bazując na innych źródłach, zidentyfikowaliśmy siedem błędów głównych, jakie są popełniane w trakcie procesu implementacji nowoczesnych narzędzi IT dla biznesu. Dlatego dziś podpowiadamy, jak w siedmiu krokach usprawnić wdrożenie platformy zakupowej. Jednocześnie wierzymy, że te praktyczne wskazówki są na tyle uniwersalne, iż przydadzą się również w innych dziedzinach.

Krok 1: Angażuj użytkowników końcowych

Choć coraz chętniej sięgamy po innowacyjne oprogramowanie, niejednokrotnie zapominamy o jego finalnych odbiorcach. Nawet w 7 na 10 przypadków wdrożeń użytkownik końcowy systemu nie jest angażowany w proces jego implementacji. Przyczyny tego stanu rzeczy mogą tkwić zarówno w niedostatkach sprzętowych, jak też procesowych. Bywa, że zwyczajnie nie planuje się czasu potrzebnego na zapoznanie się ze zmianami przez pracowników. Brak takiego zaangażowania widoczny jest już w początkowej fazie projektu. Praktyka dowodzi niemniej, że uwzględnienie osób operacyjnych na początku wdrożenia okazuje się ważnym czynnikiem sukcesu.

Krok 2: Zarządzaj metodycznie

Kolejnym krokiem na drodze do efektywnego wdrożenia jest wyznaczenie decyzyjnego Kierownika Projektu. Wybór dedykowanej, decyzyjnej osoby po stronie Klienta usprawnia komunikację zarówno wewnątrz organizacji, jak i z dostawcą oprogramowania. Ponadto kierownik jest zaangażowany w proces zarządzania zmianą i opracowanie harmonogramu oraz nadzoruje wykonanie poszczególnych faz projektu.

Krok 3: Automatyzuj stopniowo

Mimo wielu korzyści, jakie przynosi automatyzacja procesów zakupowych (i nie tylko), należy zachowywać umiar w jej wdrażaniu. Dobra platforma zakupowa cechuje się elastycznością, co ma znaczenie, jeśli w organizacji jest dużo wyjątków lub zachodzi konieczność obsługi wybranych procesów poza systemem. Stopniowa automatyzacja pozwoli wyeliminować te problemy i dostarczać rozwiązania będące odpowiedzią na rzeczywiste potrzeby użytkowników końcowych, które bardzo często są trudne do zdefiniowana na etapie planowania projektu.

Krok 4: Określ prawdziwe potrzeby

Zdefiniowanie rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa wydaje się truizmem, ale w odniesieniu do oprogramowania B2B odgrywa ono kluczową rolę. Zbyt wysokie wymagania w stosunku do realnych potrzeb naraża organizację na straty. Uruchamianie funkcjonalności, które nie będą wykorzystywane bądź też będą wykorzystywane jedynie w niewielkim stopniu jest częstą przyczyną nieudanych wdrożeń. Receptą w tym przypadku jest wdrożenie minimalnej wersji systemu oraz udoskonalanie go w trakcie eksploatacji.

Krok 5: Mierz chęci na możliwości

Każda firma chciałaby, aby wdrożenie przebiegało szybko, efektywnie i tanio. Ale praktyczne możliwości są tutaj bezlitosne. Może być szybko i efektywnie, lecz wówczas będzie drogo. Z kolei szybko i tanio sprawi, że nie będzie efektywnie. Decyzję o kosztach Klient musi podejmować rozważnie. Aby jednak założenia, jakie stawiane są np. platformie zakupowej (redukcja wydatków, usprawnienie pracy, centralizacja i automatyzacja) były spełnione, doradzamy unikanie pośpiechu.

Krok 6: Nie drukuj, lecz edukuj

Niektóre przyzwyczajenia bywają źródłem dość absurdalnych zachowań. Pracownicy drukujący dokumenty, które mogą pozostać wyłącznie w formie elektronicznej, to już pewien standard. Wynika on jednak nie tylko z nawyków, lecz braku zaufania do cyfrowych archiwów czy obowiązujących, wewnętrznych procedur. Rozwiązaniem jest więc zatem zmiana procedur, a przede wszystkim edukacja, by korzystać z drukowanych dokumentów tylko wtedy, gdy jest to niezbędne.

Krok 7: Skup się na jednym problemie i jego rozwiązaniu

Podczas realizacji projektów wdrożeniowych można spotkać się z oczekiwaniami, że jeden system rozwiąże wiele różnych problemów organizacji. Przykładowo: chęć obsługi innych procesów za pomocą systemu typu e-procurement, znacząco odbiegających od procesów zakupowych. W efekcie dochodzi do ciągłego i nadmiernego rozszerzania specyfikacji, a nawet przekraczania budżetu. Dlatego tak ważne staje się określenie problemu, który chcemy rozwiązać i skupienie na jego wyeliminowaniu.

Jeśli chcesz skonsultować z naszymi ekspertami problemy zakupowe w swojej organizacji lub dowiedzieć się, jak przebiegałoby wdrożenie platformy zakupowej NextBuy w Twojej firmie, umów się na bezpłatne demo.