Automatyzacja procesu P2P (Procure to Pay). To dziś standard czy wciąż nowość?

Źródło: Freepik

Krótka historia z życia codziennego

Zazwyczaj od razu przechodzę do tekstu merytorycznego. Dziś jednak zacznę od krótkiej historii, bo to ona skłoniła mnie do napisania tego artykułu.

Miesiąc temu poznałem bardzo ciekawego Kupca. Jego prawdziwe imię nie jest istotne, więc nazwę go Franek. Franek zajmuje się zakupami indirect w dużej firmie z branży usługowej.

Nie ukrywam, że według mnie jest on idealnym Klientem, bo NextBuy został wręcz stworzony dla takich firm. Nic mu nie brakuje. Tak, to jest reklama, ale nic na to nie poradzę, że NextBuy jest naprawdę świetnym narzędziem!

No, ale… rozmawiamy o platformie zakupowej, czyli w rozumieniu Franka zapytaniach ofertowych. Słyszał o nich, więc chciałby się dowiedzieć więcej. Czemu nie. Robię małe rozeznanie i okazuje się, że w firmie Franka procesy zakupowe są realizowane manualnie. Tym bardziej chcę mu opowiedzieć o NextBuy, ale w dużo szerszym kontekście niż tylko zapytania i aukcje.

Nieźle wkręcony w rozmowę z Frankiem, opowiadam mu o procesie P2P, który potrafi w dużej mierze zautomatyzować proces zakupowy. O tym, że faktury można łączyć z zamówieniami i odpowiednie algorytmy mogą je zweryfikować i nawet zatwierdzić. Automatyzacja powyżej 90%. Na koniec jeszcze wyciągam moje kalkulatory i liczę oszczędności.

Opowiadam i opowiadam i widzę, że mina Franka robi się coraz dziwniejsza.

No po prostu magia. Czyli tak się da?… I to są te momenty w moim życiu, kiedy uświadamiam sobie, że to, co mi wydaje się wręcz oczywiste, bo siedzę w procesach zakupowych już dość długo, dla innych jest wciąż czymś nowym. Włącza mi się wtedy tryb „misjonarza” i zaczynam pełnowymiarową edukację.

I właśnie dla tych, którzy nie słyszeli o P2P lub słyszeli, ale chętnie  uporządkują swoją wiedzę, postanowiłem opisać cały proces P2P oraz wymierne korzyści, które wnosi dla organizacji.

Co to jest P2P – Procure To Pay?

Zacznijmy od krótkiej definicji.

P2P to z ang. Procure To Pay, a przekładając na język polski to cały proces związany z obsługą zamówień w Twojej firmie, od początku – czyli potrzeby zakupowej, aż do końca – czyli płatności.

Niezależnie od tego, czy chcesz, czy nie – ten proces jest nieodłączną częścią funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa i występuje zawsze. Jak to się dzieje?

Każde zamówienie jest procesowane:

• Możesz pójść do sklepu osiedlowego, zrobić zakupy i rozliczyć fakturę u księgowej (praktyka wielu firm)
• Możesz złożyć zamówienie telefonicznie lub mailowo u dostawcy i po zrealizowaniu rozliczyć fakturę, którą dostawca przesyła na adres firmy (tak robią firmy, które wprowadziły pewne procesy w organizacji, ale nie mają narzędzi elektronicznych lub mają, ale nie obejmują one wszystkich zakupów)
• Możesz też usprawnić proces zakupowy wdrażając system klasy ERP (albo NextBuy!), który zapewnia kompleksową obsługę zamówień, a w bardziej zaawansowanej postaci – automatyzuje cały proces w firmie.

Która metoda obsługi zamówień jest najlepsza?

To zależy od skali Twojej firmy. Małe firmy raczej nie zdecydują się na automatyzację procesu wdrażając narzędzie elektroniczne, bo koszt wdrożenia systemu jest zbyt duży, a potencjał oszczędności niewielki. Jednak im większa firma, tym więcej zyskujesz na automatyzacji zakupów. Pamiętaj jednak, że każda organizacja to przede wszystkim: ludzie, narzędzia i procesy. Jeśli ludziom dostarczysz nieodpowiednie narzędzia lub bezsensowne procesy, to albo znienawidzą swoją pracę, albo znajdą obejście, by się do nich nie stosować.

W takim razie pewnie od razu zapytasz:

• jaki poziom automatyzacji powinieneś wdrożyć w swojej firmie?
• ile zarobisz na tej automatyzacji? Świadomie używam słowa „zarobisz”, bo obniżanie kosztów wpływa bezpośrednio na wynik finansowy firmy.

Na te pytania znajdziesz odpowiedź w dalszej części artykułu. Odpowiedź na nie wymaga omówienia etapów w procesie P2P – to w nim kryją się wszystkie odpowiedzi.

Etapy procesu P2P

Proces P2P składa się z przede wszystkim z 4 kroków: zgłoszenie zapotrzebowania, zamówienie, przyjęcie dostawy oraz fakturowania.

KROK 1: Zapotrzebowanie

Zapotrzebowanie to według mnie najważniejszy krok w całym procesie, bo to właśnie dzięki niemu zaczyna się cały proces. Często jest też nazywane zamówieniem wewnętrznym. Każdy pracownik zgłasza różne potrzeby, które są dalej procesowane – a procesowanie to koszt.

Odważyłbym się nawet powiedzieć, że efektywność Twojej organizacji zależy od tego, jak wiele „błędnych” zapotrzebowań potrafi być odrzuconych na ich wstępnym etapie, czyli wtedy, gdy nie angażują czasu innych ludzi. Z mojego doświadczenia wynika, że firmy, które opanowały ten etap wiedzą, ile potrafią zyskać, a to oznacza, że starają się zapanować nad całym procesem.

„Błędne zapotrzebowanie” to znaczy?

„Błędne” zapotrzebowanie jest:

• Źle opisane (brak konkretnych informacji do dalszego procesowania)
• Zapotrzebowanie bez budżetu, czyli takie, które finalnie będzie odrzucone, albo (o zgrozo!) nie będzie i zostanie zrealizowane
• Zapotrzebowanie niezgodne z polityką firmy np. od dostawcy, z którym nie ma podpisanej umowy ramowej. Ono również (prawdopodobnie) będzie odrzucone w trakcie procesowania, ale różnie bywa.

Zgłaszanie „błędnych zapotrzebowań” wynika zazwyczaj z:

• Braku ustalonej procedury lub zbyt duże skomplikowanie tej procedury
• Braku jednolitego kanału zgłoszeń (jeśli zgłaszamy ustanie, mailowo, telefonicznie i systemowo zgłoszenia to robi się bałagan)
• Braku wiedzy, jakie informacje powinny być dostarczone, by móc sprawnie procesować zapotrzebowanie.

Jak powinno to wyglądać?

Zgłaszanie zapotrzebowań powinno odbywać się zawsze jednym kanałem komunikacji i powinno być proste dla użytkownika. Tak naprawdę większość pracowników rzadko zgłasza nowe zapotrzebowania. Oznacza to, że potrzebują prostego i intuicyjnego narzędzia do ich obsługi.

Moja rekomendacja

Wdrożenie katalogów produktów i udostępnienie ich pracownikom

Jeśli kupujesz coś regularnie, to podpisz umowy ramowe z głównymi dostawcami i dodaj ich produkty do katalogu. Katalog to taki wewnętrzny sklep internetowy. Dobry katalog powinien umożliwić szybkie przeszukiwanie produktów, dodanie do koszyka i wysłanie do akceptacji.

Jeśli nie chcesz utrzymywać wszystkich katalogów w swoim systemie (ktoś to w końcu musi robić) to pomyśl o integracji z katalogami dostawców. Ta opcja bardzo często wykorzystywana jest w przypadku np. materiałów biurowych, gdzie produkty się cały czas zmieniają. Wystarczy połączyć się do API dostawcy i pobierać do zapotrzebowania produkty z zewnętrznych katalogów

Stworzenie predefiniowanych szablonów dla różnych typów zapotrzebowań niekatalogowych (free text requisition)

Jeśli chcesz, by zgłaszający zapotrzebowanie opisał to, czego potrzebuje tak, by Kupiec wiedział co z tym dalej zrobić – stwórz formatki z dedykowanymi polami opisującymi te potrzeby. Innych informacji potrzebujesz, gdy ktoś zgłasza rezerwację podróży służbowej, zakup systemu IT, nowe szkolenie czy materiały marketingowe.

Wdrożenie workflow akceptacji zapotrzebowań

Workflow może składać się z kroków automatycznych lub maualnych (akceptacja użytkownika) i ma obowiązek spełnić dwa cele:

• przyspieszyć proces
• kontrolować wydatki

Jeśli workflow nie przyspiesza, a spowalnia to znaczy, że nie działa prawidłowo. Kroki automatyczne służą temu, by system sam sprawdził np. budżet jednostki biznesowej, czy kategorii zakupowej, warunki umowy lub inne elementy weryfikowane standardowo przez akceptujących zapotrzebowania. Jeśli wszystko jest OK to niech automatycznie akceptuje nasze zapotrzebowanie. Dopiero, gdy zapotrzebowanie odbiega od ustalonego procesu system może wymagać dodatkowej akceptacji lub po prostu odrzucić zapotrzebowanie.

Co zrobić w skrócie?

Podsumowując, dzięki wdrożeniu automatycznej weryfikacji zapotrzebowań, system może od razu odrzucić wszystko, co jest błędne (lub od razu wysłać do poprawy), a dzięki temu oszczędzisz czas wszystkich osób niepotrzebnie zaangażowanych w proces.

KROK 2: ZAMÓWIENIE

Zamówienie to kolejny krok w procesie, który kończy się wysłaniem zamówienia ze wszystkimi zamawianymi pozycjami do dostawcy.

Jeśli zapotrzebowania działają w Twojej firmie tak, jak to wyżej opisałem, to zamówienie jest pewnego rodzaju formalnością. Dane do zamówienia pobierają się automatycznie z zapotrzebowania, podobnie jak alokacja kosztów.

Jeśli nie masz zapotrzebowań i zamówienie jest etapem początkowym, to wszystkie moje opisane wyżej rekomendacje dotyczące zapotrzebowań powinieneś przenieść do zamówień czyli:

• Pozycje zamówienia
• Weryfikacja budżetu
• Proces akceptacji wg procedury firmy
• Dostawca (niektóre firmy wprowadzają jeszcze kontrolną weryfikację statusu dostawcy czy np. z jakiegoś powodu nie został zablokowany)

Wysłanie zamówienia do dostawcy

W momencie, gdy zamówienie jest gotowe do wysyłki czas je wysłać do dostawcy. Możesz je pobrać np. do formatu pdf i wysłać ze swojego maila, ale moja rekomendacja to oczywiście system, który jednym klikiem wysyła zamówienie do dostawcy.

System daje dodatkową korzyść. Umożliwia systemowe potwierdzenie przez dostawcę przyjęcie zamówienia (albo odrzucenie). Funkcjonalność niby niewielka, ale wyobraź sobie, że po tygodniu nie dochodzi dostawa i… robi się problem. Klienci, z którymi pracowałem tak naprawdę nigdy nie mieli tego problemu, bo po każdym wysłanym zamówieniu dzwonili do dostawcy, by profilaktycznie potwierdzić otrzymanie zamówienia. Hmm… załóżmy, że Twoja firma wysyła 50 zamówień dziennie, 4-5 min na zamówienie i pół FTE potrzebujesz na potwierdzanie zamówień. Stać Cię na to?

KROK 3 i 4: Dostawa i Faktura

Dostawa i Faktura to ostatnie dwa etapy procesu P2P, które mają doprowadzić do tego, że faktura jest zaakceptowana i skierowana do płatności.

Proces wydaje się prosty i tak naprawdę jest prosty. Co więcej, może być automatyczny, ale tylko jeśli zostaną spełnione następujące kroki:

Przyjęcie dostawy

• (na magazyn lub „na biurko pracownika”). Etap jest bardzo prosty i ma na celu oznaczenie pozycji zamówienia, które zostały dostarczone. Możemy tu jeszcze rozpatrywać cały proces obsługi niezgodności/reklamacji, ale to temat na inny artykuł…

Otrzymanie od dostawcy faktury do zamówienia

• Faktura jest bardziej skomplikowana, gdyż jej akceptacja wiąże się z płatnością, a tam gdzie płatność, tam trzeba uruchomić zdwojoną weryfikację kosztów, by żaden grosz bezprawnie nie opuścił firmy. Żarty żartami, ale w wielu firmach są osoby odpowiedzialne tylko za rozliczanie faktur. Nie mniej jednak, jeśli masz zamówienie, dostawę i fakturę to w dość łatwy sposób możesz porównać je ze sobą.

Algorytm ten nazywa się Three Way Matching i oznacza porównanie danych na zamówieniu z liniami dostawy i liniami faktury.

Skierowanie faktury do płatności

Jeśli wszystko się zgadza to faktura może być od razu skierowana do płatności. Pamiętaj, że najpierw akceptowane było zapotrzebowanie, potem zamówienie, każda pozycja już wcześniej została alokowana na konta kosztowe – wiec nie ma sensu powtarzać tej czynności po raz kolejny.

Jeśli jednak pojawiają się rozbieżności (nie ta ilość, nie ta wartość, inne kursy walut, a może nowe pozycje na fakturze, nieprzewidziane na etapie zamówienia), to uruchom dodatkową akceptację, która ponownie może składać się kroków automatycznych (ponowna weryfikacja budżetu), jak i manualnych (akceptacja przez „człowieka”). Przy czym pamiętaj, że czas pracy ludzi kosztuje. Czasem lepiej jest zaakceptować automatycznie rozbieżność do pewnej wartości (np. kilka-kilkadziesiąt złotych) lub do pewnej skali np. 0,5% rozbieżności.

Z naszego doświadczenia wynika, że automatyzacja procesu obsługi zamówień może osiągnąć ponad 90%. Oznacza to, że jeśli zatrudniasz 10 osób do rozliczania faktur, to po wdrożeniu automatyzacji, albo redukujesz 9 etatów, albo redukujesz np. 4 (redukcje są nieuniknione tam gdzie jest automatyzacja) i masz dodatkowe 5 osób, których potencjał możesz w końcu wykorzystać w innych projektach, na które wcześniej nie miałeś zasobów. Widzisz wartość? Ja ogromną.

Zatem wracając do pytań z początku artykułu, odpowiedzmy na konkretne pytania.

Jaki poziom automatyzacji należy wdrożyć?

Poziom automatyzacji powinien być dopasowany do skali Twojej firmy. Jeśli jesteś małą firmą proponowałbym zwiększenie monitorowania generowania zamówień. Poza tym wprowadź obowiązek wprowadzania na fakturze numeru zamówienia (to drobiazg, ale wiele ułatwia). Jeśli jesteś dużą firmą lub korporacją to prawdziwe oszczędności przyniesie wdrożenie katalogów produktów i automatyzacja obiegu i akceptacji faktur.

Ile zarobisz na tej automatyzacji?

Nawiązując do naszego doświadczenia, automatyzacja procesu obsługi zamówień skraca go o 40-70%, zyskując jednocześnie zmniejszenie liczby błędów przy procesowaniu zamówień. To ogromna oszczędność, ale jeśli chcesz zobaczyć konkretne liczby, musisz wyliczyć je dla Twojej firmy indywidualnie. Mogę jednak podpowiedzieć jak to zrobić:

• Oszacuj koszt jaki ponosisz (uwzględnij koszt czasu ludzi zaangażowanych w proces oraz koszty stałe przypadające na pracownika)
• Zbierz oferty od dostawców i sprawdź ile będzie kosztować wdrożenie systemu w Twojej firmie
• Podsumuj koszty w ujęciu 5 letnim, dopiero wtedy zobaczysz realne oszczędności

Jeśli nie wiesz jak zacząć? Przeczytaj następny akapit.

Ale jak w ogóle zacząć?

Każde działanie musi się kiedyś zacząć. Proces automatyzacji obsługi zakupów też trzeba kiedyś zacząć. Żeby zadziałał musi być dopasowany do Twojej organizacji. Zacznij od zmapowania procesu zakupowego i identyfikacji kategorii zakupowych, które stanowią duży „ból” procesowy i policz ile możesz „zarobić” wdrażając tę automatyzację.

Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas. Mamy wszystko co potrzeba, by taki projekt wdrożyć:

• mamy kalkulatory pozwalające na kalkulację oszczędności
• mamy ekspertów, którzy od lat zajmują się procesami i
• mamy system NextBuy, który odpowiednio wdrożony automatyzuje proces P2P