7 grzechów głównych w zakupach produkcyjnych

Optymalizacja zamiast oszczędzania, wysoko rozwinięte kompetencje zespołów kupieckich, zaawansowana analityka, innowacyjne technologie – mogłoby się wydawać, że tylko międzynarodowe korporacje wdrażają najlepsze praktyki w zakresie zarządzania zakupami. Tymczasem wystarczy eliminacja kilku błędnych schematów, by skutecznie poprawić efektywność procesów zakupowych, a przy wsparciu prostych narzędzi IT wygenerować istotne oszczędności także w sektorze MSP. Jakie są zatem główne grzechy w zakupach produkcyjnych?

1. Najlepsi dostawcy to ci, których już znamy

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest zamknięcie się na nowych dostawców. Z obawy przed ryzykiem przerwy w dostawach, specjaliści ds. zakupów często korzystają jedynie z zamkniętej bazy swoich podwykonawców, producentów czy hurtowników. Dodatkowo brak czasu nie pozwala na dogłębny research rynkowy, co pozbawia spółki szans na nowe partnerstwa z dostawcami (a w konsekwencji ogranicza perspektywę rozbudowy portfolio produktów). Należy przy tym podkreślić, że nowi dostawcy mogą być jednocześnie źródłem nowych oszczędności.

2. Specyfikacja, czyli dlaczego otrzymujemy za mało ofert

Kolejnym, często występującym problemem w zakupach produkcyjnych jest określona specyfikacja produktu. Kto z nas nie zna przypadku, gdy przyzwyczajenia konstruktorów lub technologów decydują o ostatecznym kształcie specyfikacji? W efekcie determinuje to wybór dostawcy, a nade wszystko wpływa na liczbę ofert. Zdobycie nowych możliwości rynkowych nie oznacza, rzecz jasna, rezygnacji z wewnętrznych standardów, lecz wymaga większej elastyczności w tej kwestii.

3. Cena jest najważniejsza…

… ale nie w każdym przypadku. Kryteria oceny ofert powinny być lepiej przemyślane i dostosowane do określonego zakupu. Oszczędności lub czas dostawy są zwykle punktowane niejako z automatu, podczas gdy każdy zakup wymaga indywidualnego podejścia i wzięcia pod uwagę również realności stawianych kryteriów.

4. Pobieżna ocena dostawców

Brak spójnego systemu oceny i klasyfikacji dostawców, pomijanie ważnych wskaźników i nieangażowanie w ten proces wszystkich odpowiedzialnych pracowników – to najgroźniejsze błędy, narażające firmę na ryzyko współpracy. Ten grzech miewa surowe konsekwencje. Dla przykładu: w 2016 roku bankructwo jednego z kontrahentów zagroziło stabilności koncernu General Motors. Podobny stres przeżył zarząd Amazonu, kiedy w 2014 roku jeden z kluczowych dostawców ogłosił upadłość. Doświadczenia te uczą, że kompleksowa i rzetelna ocena dostawców umożliwia szybką reakcją w przypadku pogorszenia jakości, obniża ryzyko niedostarczenia surowca/usługi i pozwala na lepsze wsparcie klienta biznesowego dzięki feedbackowi. Wymaga to jednak m.in. monitorowania takich wskaźników jak wyniki finansowe kontrahentów.

5. Grzech nieefektywności

Być może najcięższy, jeśli chodzi o działy zakupów. Zbytnie skupienie się na działaniach operacyjnych skutkuje mniejszą efektywnością w realizacji zadań strategicznych firmy. W celu poprawy takiego stanu rzeczy warto zacząć od eliminacji kosztów procesowych za pomocą platformy zakupowej. Faktury można zastąpić e-fakturami, wnioski w formie papierowej – wnioskami elektronicznymi. Dodatkowo przyspieszeniu ulegnie wówczas także proces akceptacji zapotrzebowań. W rezultacie powtarzalne czynności, nieprzynoszące żadnej wartości dodanej, przestają mieć uzasadnienie. Podobne korzyści przynosi także większa standaryzacja (np. zakup jednego modelu laptopa dla pracowników minimalizuje koszty serwisowe).

6. Długotrwałe negocjacje

Pracujesz w dziale zakupów? A może nim zarządzasz? Jeśli tak, to pewnie znasz blaski i cienie tradycyjnych negocjacji. Sposobem na ich przyspieszenie są coraz popularniejsze aukcje elektroniczne. To narzędzie, które wyróżnia niezwykła łatwość nawiązania transakcji, przy zachowaniu jasnych i przejrzystych zasad wyboru dostawcy. E-aukcje stają się również doskonałym źródłem oszczędności w przedsiębiorstwach. Co więcej, elektroniczne formy negocjacji umożliwiają wybór nie tylko oferty najtańszej, lecz spełniającej też inne wybrane przez nas parametry, uszeregowane według wag.

7. Brak świadomości roli działów zakupów

Zakupy nie kończą się na zakupach. Rola działów zakupów nie może sprowadzać się wyłącznie do generowania oszczędności. Profesjonalny kupiec powinien proponować nowe rozwiązania i stanowić wyraźny element łańcucha wartości produktu. Jego działania muszą polegać na współpracy z dostawcami i poszukiwaniu partnerów, mogących wprowadzić innowacje do firmy.