Ile zaoszczędzisz na automatyzacji procesu wprowadzania faktur do systemu i skanowaniu OCR?

Jak poradzić sobie z kwestiami organizacyjnymi w działach zakupów i nie zwariować?
1 sierpnia 2018
Społeczna Odpowiedzialność Biznesu (CSR) – co to jest i jakie ma znaczenie w zakupach firmowych?
26 września 2018

OCR i systemy do obiegu faktur podstawowym narzędziem każdego przedsiębiorstwa.

Jeszcze kilka lat temu 80% firm posługiwało się fakturami w wersji papierowej. Kolejnym krokiem w ewolucji były faktury elektroniczne. Następną rewolucją było wprowadzanie faktur do systemów obsługi faktur, a następnie ich elektroniczna weryfikacja, czy też elektroniczny obieg faktur. Dziś programy do obsługi faktur, zajmujące się obsługą workflow faktur czy systemy OCR stały się podstawowymi narzędziami każdego przedsiębiorstwa.

Proces Procure – To – Pay a oszczędności.

Zastosowanie technologii w tym przypadku przynosi bardzo wymierne korzyści, zarówno czasowe, jak i finansowe. Jednak jeszcze większe korzyści odczujemy gdy zautomatyzujemy cały proces finansowo -księgowy, który w wielu źródłach funkcjonuje pod pojęciem Procure – To – Pay (P2P). Proces P2P dla specjalistów jest pojęciem powszechnie znanym. Przypomnijmy tylko, że zawiera w sobie następujące elementy procesu zakupowo – księgowego:

  • Stworzenie zapotrzebowania
  • Akceptację i zamówienie (lub w szczególnych przypadkach wyszukanie odpowiedniego dostawcy, gdy do zamówienia nie jest przypisany stały dostawca)
  • Dostawę
  • Obieg i rozliczenie faktury
  • Płatność

W tym artykule skupimy się na przedostatnim z etapów procesu P2P, czyli wprowadzeniu faktur kosztowych, weryfikacji dokumentów, skanowaniu faktur za pomocą programu OCR, obiegu faktur i ich akceptacji.

Wiele etapów, jeden cel. Czyli jak zintegrować zakupy firmowe i obieg faktur.

Mimo wielu etapów i zaangażowaniu różnych działów, na różnych etapach procesu, cel jest jeden  – rozliczenie finansowe oraz uzyskanie rzetelnego obrazu finansowego przedsiębiorstwa.  Podczas realizacji procesów, które angażują wiele stron ważna jest standaryzacja oraz sprawny przepływ informacji. W tym przypadku świetnie sprawdzi się automatyzacja procesów, która nie tylko go ustandaryzuje, ale pozwoli na zintegrowanie procesu z poprzednimi etapami.

Wyobraźmy sobie dwa scenariusze.

Scenariusz nr 1.

Faktury za zamówienia wprowadzane są ręcznie przez kilka osób pracujących w księgowości. Dodatkowo faktury przychodzą niezależnie z różnych działów, a rozliczający nie mają pełnego obrazu skali zakupów w firmie. Okazuje się również, że część faktu nie ma niezbędnych akceptacji, finalnie wracają do zamawiającego, worflow faktur jest zaburzony, a dodatkowo we wprowadzonej ręcznie fakturze pojawiają się błędy. Wynik: chaos, opóźnienia, podwójna praca.

Scenariusz nr 2.

Zapotrzebowanie i zamówienie na dany produkt jest procesowane w systemie, który umożliwia konfigurację odpowiednich akceptacji, tak aby zamówienie nie zostało wysłane do dostawcy bez niezbędnych zgód i przy pełnej transparentności. Dostawa zostaje zrealizowana, a faktura załączona w systemie do zamówienia. Za pomocą programu OCR faktura zostaje zeskanowana w dziale księgowości i wprowadzona do elektronicznego obiegu faktur, gdzie zostaje odpowiednio zaakceptowana. Wszystko odbywa się w zintegrowanym z OCR i systemem obiegu faktur narzędziu. Wynik: oszczędność czasu, ale również pieniędzy, dzięki optymalizacji pracy działu księgowego, przyspieszeniu pracy rozliczeniowej i zniwelowaniu chaosu komunikacyjnego i możliwości wystąpienia błędu.

Jak OCR i automatyzacja obiegu faktur wpłynie na oszczędności w Twojej firmie?

Scenariusz nr 2 jest świetnym przykładem na to jak zautomatyzowanie procesu P2P może wpłynąć na funkcjonowanie firmy. W ostatecznym rozrachunku zmniejsza się koszt obsługi rozliczeń faktur oraz niweluje się opóźnienia w płatnościach.

Jeżeli chcesz policzyć ile dokładnie zaoszczędzisz na automatyzacji procesu wprowadzania i obiegu faktur, skontaktuj się z nami! Nasi eksperci stworzyli kalkulator, na podstawie którego szybko zweryfikują jakie oszczędności możesz wygenerować!

 

Miłego oszczędzania!


Autor

Katarzyna Nitychoruk-Brzeska
Katarzyna Nitychoruk-Brzeska    
Zajmuje się rozwojem biznesu w firmach technologicznych, w szczególności na rynkach zagranicznych. Od kilku lat wspiera przedsiębiorstwa marketingowo oraz sprzedażowo. Od niedawna odpowiedzialna w NextBuy za strategię marketingowo-sprzedażową oraz rozwój firmy na europejskich rynkach.
ZOBACZ DEMO

Dawka wiedzy zakupowej w jednym miejscu! Pobierz bezpłatny Poradnik Menedżera Zakupów